Ngân sách đào tạo thích hợp cho một tổ chức hiện đại là gì? Nó gần giống như hỏi một đoạn dây dài bao nhiêu? Tại mỗi phiên lập kế hoạch ngân sách hàng năm, ngân sách hàng năm cho đào tạo luôn là vấn đề cần thiết để bàn bạc.
Nhiều cuộc bàn bạc được giải quyết theo cách tiếp cận từ dưới lên. Có một cuộc thảo luận về các yêu cầu đào tạo nên có trong vòng 12 tháng tới, ước tính chi phí đào tạo và sau đó là tổng các chi phí đó để hình thành ngân sách. Tuy nhiên, nếu các yêu cầu đào tạo không được xác định rõ, ngân sách đào tạo thường kết thúc với con số rất nhỏ.
Do đó, một chu trình tồi tệ bắt đầu diễn ra- ngân sách đào tạo nhỏ của năm trước không tạo ra bầu không khí truyền cảm hứng cho việc đào tạo, và vì vậy, năm tiếp theo, các yêu cầu đào tạo có thế không được đưa ra để cân nhắc nhiều, điều này dẫn đến một ngân sách đào tạo nhỏ khác.
Vì vậy, hãy phá vỡ chu trình đó. Một ngân sách đào tạo từ dưới lên là tuyệt vời khi bạn có một kế hoạch đào tạo được xác định rõ ràng, được củng cố bởi các mô tả vị trí công việc, phân tích nhu cầu đào tạo và kế hoạch đào tạo cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn không có kế hoạch chi tiết thì sao? Ngoài ra, ngay cả khi bạn làm thì làm cách nào để biết tổng tất cả các yêu cầu đào tạo là phù hợp?
Ngân sách đào tạo trong doanh nghiệp
Tính toán ngân sách đào tạo tiêu chuẩn
Điểm dừng đầu tiên của bạn thường là tìm kiếm điểm dữ liệu so sánh. Tại đây, một danh sách tuyệt vời các bài viết và báo cáo về các mức trung bình khác nhau của ngân sách đào tạo và ngân sách đào tạo cho mỗi nhân viên. Bạn có thể khám phá danh sách này sau nếu bạn quan tâm hơn đến chi tiết. Ngay bây giờ, chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian bằng phân tích dưới đây, và thậm chí đóng gói tất cả trong một máy tính ngân sách đào tạo.
- Ngân sách đào tạo năm 2017 cho mỗi nhân viên (có trụ sở tại Hoa Kỳ) là $1.075, từ $399 ở các công ty lớn, $941 ở các công ty vừa và $1.886 ở các công ty nhỏ.
- Ngân sách đào tạo năm 2012 tính theo phần trăm doanh thu (có trụ sở tại Úc) là 68% công ty chi <5% doanh thu, 19,5% công ty chi 5-10% doanh thu cho đào tạo.
- Ngân sách đào tạo năm 2017 cho mỗi nhân viên (có trụ sở tại Hoa Kỳ) là $1.273.
Phương pháp 1: Ngân sách đào tạo cho mỗi nhân viên
Trước tiên, hãy giải quyết với số liệu cuối cùng – ngân sách đào tạo cho mỗi nhân viên. Đây là con số hay có sự thay đổi lớn và khó sử dụng làm kiểm chuẩn. Một số ngành không phụ thuộc vào con người, trong khi các ngành khác hoàn toàn được xây dựng dựa trên vốn nhân lực. Một số ngành công nghiệp ổn định, trong khi các ngành công nghiệp khác đang trải qua sự thay đổi nhanh chóng và phải đào tạo lại.
Nhu cầu đào tạo có thể thay đổi theo kinh nghiệm và vai trò. Trong mọi trường hợp, một so sánh dựa trên số tiền chi cho mỗi nhân viên trong ngân sách đào tạo là khá khó khăn.
Tuy nhiên, nó chỉ là một điểm dữ liệu. Nếu bạn xem xét các nghiên cứu khác ở trên, ngân sách đào tạo cho mỗi nhân viên có xu hướng rơi vào khoảng $900-1.400 mỗi nhân viên.
Ngân sách đào tạo cho nhân viên
Phương pháp 2: Ngân sách đào tạo theo phần trăm doanh thu
Tiếp theo, chúng ta có ngân sách đào tạo được xác định bởi tổng doanh thu. Số liệu này cũng phải chịu một số thay đổi. Các ngành công nghiệp hoặc các công ty có sự phụ thuộc cao vào vốn nhân lực có thể có nhu cầu đào tạo cao hơn so với các ngành có sự phụ thuộc nặng nề vào tiền vốn và máy móc. Tuy nhiên, doanh thu của các công ty có thể là như nhau, vì thế mang lại ngân sách đào tạo giống nhau.
Bên cạnh đó, điều này đại diện cho một điểm dữ liệu khác, và nó thực sự là một phân tích tốt nhất. Đưa vào con số trung bình cho ngành công nghiệp cụ thể cũng có thể cải thiện độ chính xác bằng cách điều chỉnh sự phụ thuộc vào vốn nhân lực. Thật vậy, hầu hết các phân tích kiểm chuẩn cho thấy hầu hết các tổ chức dành ra trung bình khoảng 0,5%-2% doanh thu cho ngân sách đào tạo của họ (không kể đến các tổ chức chi 0% cho đào tạo cũng như các tổ chức khác chi ra > 5% cho đào tạo).
Mối tương quan giữa doanh thu và đào tạo cũng là một mối quan hệ tốt vì nó liên kết đào tạo với kết quả kinh doanh quan trọng . Vì vậy, khi doanh thu tăng, rất có thể ngân sách đào tạo đã ít nhất là một phần thúc đẩy tăng trưởng doanh thu – cũng nên được tăng lên.
Ngân sách đào tạo theo phần trăm doanh thu
Phương pháp 3: Ngân sách đào tạo theo phần trăm lương
Trong cách đo lường này – ngân sách đào tạo được thúc đẩy bởi mức lương tổng thể – là một lợi ích cho ngân sách đào tạo. Nó liên kết một cách chính xác nhu cầu đào tạo với vốn nhân lực. Ví dụ, ngân sách tiền lương tăng thông qua tuyển dụng nhân viên mới, dẫn đến ngân sách đào tạo cao hơn để hỗ trợ các quy trình hội nhập cho nhân viên mới. Cách đo lường này cũng có thể được kiểm tra trên cơ sở từng ngành để có độ chính xác cao hơn.
Hầu hết các kiểm chuẩn cho thấy các tổ chức trung bình chi từ 2%-6% tổng số tiền lương cho ngân sách đào tạo của họ. Đối với các tổ chức có tổng tiền lương trung bình chiếm khoảng 35% của tổng doanh thu, điều này sẽ mang lại kết quả tương tự với ngân sách đào tạo dưới dạng phần trăm doanh thu. Phạm vi 2-6% sẽ rộng hơn một chút và nghiêng về phía phần trăm cao hơn hoặc thấp hơn khi sự phụ thuộc vào vốn nhân lực thay đổi. Bây giờ chúng ta đã có một điểm dữ liệu thứ ba.
Phương pháp 4: Ngân sách đào tạo và kết quả đào tạo
Ba cách đo lường đầu tiên là điểm khởi đầu hữu ích. Chúng không nên bị bỏ qua khi chúng chỉ ra kinh nghiệm và trí tuệ từ 1000 doanh nghiệp và nỗ lực của họ để xác định ngân sách đào tạo phù hợp. Tuy nhiên, các điểm dữ liệu này không xác định được kết quả mong muốn – chúng xác định ngân sách đào tạo nên có mà không có bất kỳ tham chiếu nào đến những gì mà việc đào tạo đó đang cố gắng đạt được.
Vì vậy, hãy xem xét điểm dữ liệu thứ tư – ngân sách đào tạo như là một phần trăm của kết quả đào tạo.
Hãy tưởng tượng rằng tổ chức của bạn có kết quả cụ thể mang tính chiến lược để đạt được trong 12 tháng tới như tăng doanh thu, nhiều khách hàng mới, giảm chi phí, v.v.
Bạn có thể xem xét trong tổ chức của mình, một số kết quả có thể đạt được thông qua các sáng kiến do doanh nghiệp dẫn dắt như cải tiến quy trình, phát triển dịch vụ mới hoặc tăng chi tiêu cho marketing.
Tuy nhiên, một phần của những kết quả đó cũng có thể được thúc đẩy bởi những cải thiện về nhân lực, đó là thông qua đào tạo. Đó có thể là kỹ năng bán hàng tốt hơn, cải thiện kỹ năng chuyên môn hoặc năng suất cá nhân tốt hơn. Do đó, kết quả được xác định bởi một số sự kết hợp của cải tiến trong kinh doanh và năng lực của con người.
Kết quả chiến lược phụ thuộc nhiều vào sự cải thiện khả năng của con người thì càng cần ngân sách cao hơn cho việc đào tạo. Đào tạo là đầu tư vào cải thiện nguồn nhân lực, nó giống như một khoản đầu tư tốt hơn cho phần mềm, marketing nhiều hơn hoặc cải thiện vào máy móc nhiều hơn.
Ngân sách đào tạo là phần trăm của kết quả đào tạo
Ví dụ: Ngân sách đào tạo trung bình để hỗ trợ bán hàng lớn hơn
Hãy xem xét một ví dụ.
Giả sử mục tiêu chiến lược của bạn trong 12 tháng tới là tăng 10% quy mô kinh doanh, dự án hoặc một giao dịch. Giả sử cho rằng $100.000 doanh thu với tất cả những thứ khác bằng nhau (cùng số lượng bán hàng, dự án hoặc giao dịch). Cuộc thảo luận tại sự kiện hoạch định chiến lược hoặc cuộc họp ngân sách hàng năm của bạn nên dựa trên làm thế nào để đạt được kết quả đó – bao nhiêu phần trăm sẽ được chi cho các sáng kiến kinh doanh và bao nhiêu phần trăm cần dành cho cải thiện vốn nhân lực?
Trong ví dụ này, giả sử rằng 50% sẽ đến từ các sáng kiến kinh doanh, bạn có thể tăng giá và cho ra mắt dịch vụ mới. 50% còn lại sẽ phải đến từ nguồn nhân lực cần được cải thiện như kỹ năng bán hàng tốt hơn và kỹ năng quản lý quan hệ khách hàng được cải thiện, v.v.
Trên cơ sở này, đào tạo chịu trách nhiệm cung cấp $50.000 cho kết quả mong muốn. Vậy, một ngân sách đào tạo thích hợp để thúc đẩy kết quả đào tạo là gì? Nói cách khác, một khoản đầu tư tốt cho việc đào tạo là gì? Câu hỏi đó vẫn đang được tranh luận!
Ngân sách đào tạo và đào tạo hoàn vốn đầu tư (ROI)
Hầu hết các phép đo ROI xảy ra sau sự kiện đào tạo. Họ tập trung vào việc xác định ROI là gì chứ không phải RoI nên là gì. Đặt mục tiêu RoI cho đào tạo không phải là dễ dàng, và nó không phải lúc nào cũng có thể đo được thông qua một số liệu. RoI là gì cho mục đích tuân thủ kiến thức chuyên môn hoặc cải thiện sự ủy quyền của bạn với tư cách là trưởng nhóm?
Để phân tích điều này, chúng tôi sẽ đưa ra một mức ROI trung bình hoạt động trong một loạt các khóa đào tạo, đó là 500%. Đối với mỗi đô la bạn chi cho đào tạo, bạn muốn có một khoản hoàn vốn gấp năm lần. Hãy nhớ rằng, chúng tôi đang tìm kiếm một mức trung bình. Một số sáng kiến đào tạo có thể đưa ra mức hoàn vốn cao hơn – chẳng hạn như bán hàng hoặc marketing – trong khi các sáng kiến đào tạo khác tập trung vào hoàn vốn phi tiền tệ như tinh thần, làm việc nhóm hoặc đổi mới.
Nếu chúng ta tiếp tục với ví dụ trên và áp dụng ROI 500%, thì ngân sách đào tạo $10.000 có vẻ phù hợp để mang lại kết quả mong muốn $50.000.
Tiếp tục, nếu chúng ta có thể xác định các kết quả có thể đo lường được mà doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm trong 12 tháng tới, hãy xác định bao nhiêu phần trăm được chi bởi để cải thiện nhân lực và áp dụng ROI đào tạo trung bình, sau đó bạn có thể tính toán chi tiêu phù hợp cho đào tạo. Tổng chi phí đào tạo cho mỗi kết quả sẽ sinh ra ngân sách đào tạo một phần.
Thật thú vị, điểm dữ liệu này được liên kết trực tiếp đến kết quả chiến lược của bạn. Để hoàn thành ngân sách, bạn có thể thêm chi tiêu bổ sung cho đào tạo không gắn với kết quả chiến lược có thể đo lường được, như tuân thủ hoặc đào tạo chuyên môn. Kết hợp lại, bạn có một ngân sách đào tạo gắn liền với kết quả chiến lược.
ROI – Đào tạo hoàn vốn đầu tư
Tính toán ngân sách đào tạo
Với phân tích này, bây giờ bạn có bốn điểm dữ liệu cho ngân sách đào tạo. Trong các điểm dữ liệu đó, một ngân sách đào tạo phù hợp sẽ trở nên rõ ràng cho doanh nghiệp của bạn. Nguồn nhân lực cao và nhu cầu cao hơn về cải thiện nhân lực sẽ dẫn đến ngân sách đào tạo cao hơn.
Để làm cho tất cả điều này dễ dàng, bạn có thể tải về “máy tính ngân sách đào tạo” của Tribal Habit. Nó có một bảng tính Excel đơn giản (không có macro) để tính toán cả bốn điểm dữ liệu này cho bạn.
- Bạn cần nhập sáu số liệu chiến lược cho doanh nghiệp của mình (doanh thu, số lượng khách hàng/giao dịch, phần trăm khách hàng/ giao dịch lặp lại, chi phí chung, tổng tiền lương và số lượng nhân viên).
- Sau đó, bạn đưa ra mức độ đào tạo sẽ cần đến thông qua năm kết quả chiến lược phổ biến, bao gồm: giao dịch trung bình cao hơn, khách hàng lặp lại nhiều hơn, khách hàng mới tăng, chi phí thấp hơn và tăng năng suất.
- Cuối cùng, bạn có thể chọn ROI đào tạo mong muốn của mình.
Sau đó, máy tính ngân sách đào tạo sẽ cung cấp bốn điểm dữ liệu, bao gồm phạm vi cao/thấp, và tính trung bình giữa chúng để đưa ra ngân sách đào tạo từ trên xuống được đề xuất cho doanh nghiệp của bạn.
Cho dù bạn tự tính toán từng số liệu này hoặc nhanh chóng rút ra kết quả với máy tính ngân sách đào tạo của chúng tôi, thì giờ đây bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về ngân sách đào tạo từ trên xuống. Từ đó, bạn có thể bắt đầu xem xét nhu cầu đào tạo của mình và làm thế nào để thúc đẩy kết quả mà bạn mong muốn!
Ví dụ về hoạt động của máy tính ngân sách đào tạo
Ví dụ cuối cùng, hãy xem cách máy tính ngân sách đào tạo hoạt động cho một công ty kế toán với các số liệu chính sau đây.
- Doanh thu: $1.750.000, với mục tiêu năm tới là $1.850.000
- Giao dịch hàng năm: 990 giao dịch (khách hàng và các thực thể của họ), với mục tiêu năm tới là 1.020 giao dịch. Vì vậy, một giao dịch trung bình là $1,768 trong năm nay, tăng lên $1,814 vào năm tới.
- Giao dịch lặp lại: 95% vì đây là một cơ sở khách hàng rất gắn bó. Vì vậy, chỉ cần 5% khách hàng mới mỗi năm
- Chi phí chung (tiền thuê văn phòng, các tiện ích, nhân viên): $280.000, với mục tiêu năm tới là $300.000
- Chi phí lương: $525.000, leo lên chỉ $530.000 vào năm tới
- Số lượng nhân viên: 10, không có thay đổi trong năm tới
Sau đó, máy tính ngân sách đào tạo đưa ra bốn (trong số năm) kết quả kinh doanh chính. Kết quả thứ năm – giảm chi phí chung được máy tính loại bỏ vì chi phí được dự báo sẽ tăng. Nó đã chỉ ra rằng đào tạo sẽ chịu trách nhiệm như sau đối với mỗi kết quả trong bốn kết quả kinh doanh (được chọn từ menu trong máy tính ngân sách đào tạo).
- Tăng 2,6% quy mô giao dịch trung bình. Đào tạo chịu trách nhiệm cho TẤT CẢ sự gia tăng này.
- Tăng 3% trong kinh doanh lặp lại. Đào tạo chịu trách nhiệm cho HẦU HẾT sự gia tăng này.
- Tăng 3% trong các giao dịch mới. Đào tạo chịu trách nhiệm cho MỘT ÍT CHO sự gia tăng này.
- Tăng 5,7% năng suất của nhân viên. Đào tạo chịu trách nhiệm NGANG BẰNG cho sự gia tăng này.
Một ROI đào tạo trung bình 500% được chọn.
Kết quả cho công ty này là ngân sách đào tạo được đề xuất là $19,200. Như bạn có thể thấy, điều này rơi vào mức giữa trong tiêu chuẩn doanh thu và tiền lương, và trên mức trung bình trên mỗi ngân sách nhân viên. Nó được thúc đẩy bởi các tiêu chuẩn kết quả, vì đào tạo có trách nhiệm quan trọng trong việc thúc đẩy kết quả kinh doanh. Máy tính ngân sách đào tạo cho thấy phạm vi cao/thấp của bốn điểm dữ liệu và ngân sách được đề xuất đối với các phạm vi đó.
Nếu bạn không làm được điều này, hãy tải xuống Máy tính ngân sách đào tạo để có thể ước tính ngân sách đào tạo của mình chỉ trong vài phút.
Nguồn: tribalhabits.com
