Đừng nhìn nhận việc đào tạo nhân viên theo quan điểm một-kích cỡ-phù hợp-với-tất cả. Không tồn tại bất kỳ câu trả lời đơn giản nào về việc xây dựng một chương trình đào tạo nhân viên hoàn hảo. Nhưng có một vài yếu tố luôn hiện diện trong những công ty có chương trình đào tạo tốt nhất.
Bằng cách hợp tác chặt chẽ với các nhà quản lý đào tạo và phát triển (L&D) trong nhiều tổ chức và tình huống khác nhau, chúng tôi đã tìm thấy 9 đặc điểm của một chương trình đào tạo thành công.
Khi phát triển kế hoạch đào tạo nhân viên, hãy cố gắng đảm bảo tất cả 9 thành phần sau:
- Một người quản lý chương trình lành nghề và hiệu quả
- Đánh giá nhu cầu trong toàn công ty
- Liên kết đào tạo với mục tiêu của công ty
- Các mục tiêu có thể đo lường được
- Lãnh đạo ủng hộ đào tạo
- Nội dung học tập hiện đại và phù hợp
- Ý tưởng sáng tạo cho các sáng kiến đào tạo
- Tiếp thị liên tục để khuyến khích sự tham gia
- Củng cố những gì nhân viên học được
Bài viết này sẽ cùng bạn tìm hiểu làm thế nào để có thể áp dụng những thực tiễn đào tạo tốt nhất này vào các chương trình đào tạo phát triển nhân viên.
Chương trình đào tạo rất cần thiết cho sự phát triển của nhân viên
1. Quản lý chương trình hiệu quả
Một chương trình đào tạo chất lượng cao bắt đầu với một người – được ví như một nhà vô địch thực thụ. Chúng tôi sẽ gọi người này là người quản lý chương trình. Trong một số tổ chức, đây có thể là người quản lý bộ phận đào tạo và phát triển, chuyên gia đào tạo và phát triển, điều phối viên đào tạo, giám đốc học tập, có rất nhiều lựa chọn ở đây. Bất kể chức danh công việc, chúng ta sẽ gọi người này là Nhà quản lý đào tạo.
Các nhà quản lý chương trình chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện tất cả những sáng kiến đào tạo trong một tổ chức. Một người quản lý chương trình đào tạo lý tưởng luôn tìm tòi, cởi mở, giàu động lực và đầu tư vào việc phát triển cho nhân viên những kỹ năng quan trọng để đạt được tiềm năng của bản thân. Đồng thời, họ cũng cam kết học tập và không ngừng nỗ lực để cải thiện các kỹ năng và năng lực của chính mình.
Ngoài ra, người này thường được giao nhiệm vụ tiếp thị chương trình đào tạo trong nội bộ, để nhân viên nhận thức được cơ hội phát triển. Các kỹ năng quan trọng khác bao gồm giải quyết vấn đề, nhạy bén trong kinh doanh và kỹ năng lãnh đạo.
2. Đánh giá nhu cầu chương trình đào tạo
Khi bắt đầu, người quản lý chương trình phải có khả năng xác định nhu cầu của tổ chức. Đây là lúc sự tìm tòi xuất hiện – họ phải dành thời gian để hiểu về quá khứ, hiện tại và hướng đi trong tương lai. Đánh giá nhu cầu có thể được thực hiện thông qua nghiên cứu, phỏng vấn và khảo sát nội bộ.
Đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên
Cốt lõi của bất kỳ chương trình đào tạo hiệu quả nào là xác định chính xác ai cần được đào tạo, và về những kỹ năng hoặc chủ đề nào.
Một nhu cầu đào tạo thể hiện khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại và hiệu suất cần thiết. Ví dụ: nếu bạn thấy rằng bạn có những khách hàng không hài lòng, có thể cần phải đào tạo dịch vụ khách hàng cho đội ngũ bán hàng của bạn.
3. Sắp xếp
Khi nhu cầu được xác định, chúng phải được liên kết với các sáng kiến của tổ chức. Người quản lý chương trình nên xây dựng một chương trình giảng dạy để giải quyết các vấn đề trong tổ chức và hỗ trợ mục tiêu kinh doanh. Bằng cách làm theo mô hình này, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn lợi ích của việc đào tạo và sự hỗ trợ đến từ các nhà quản lý và lãnh đạo.
Tác động đến tổ chức là phần quan trọng. Không ai muốn làm một cái gì đó chỉ để cho có – bạn phải có một mục đích rõ ràng.
Khi liên kết đào tạo với chiến lược tổ chức, bạn sẽ có thể dễ dàng xác định các chỉ số cần thiết – bạn đang tiết kiệm hay lãng phí tiền của công ty?
4. Mục tiêu và số liệu
Kết quả của việc đào tạo nhân viên có thể khó định lượng. Tuy nhiên, khi người quản lý chương trình có thể xác định nhu cầu của tổ chức phù hợp với doanh nghiệp, việc định lượng đào tạo trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Đánh giá đào tạo dựa trên mục tiêu và số liệu
Khi phát triển mục tiêu, hãy đảm bảo các số liệu đưa ra toàn bộ bức tranh, bao gồm số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí và hiệu quả. Bạn cần phát triển một chiến lược điểm chuẩn để đánh giá tiến trình đối với mục tiêu và đảm bảo rằng dữ liệu và báo cáo có sẵn để dễ dàng cung cấp thông tin cần thiết.
Sắp xếp thời gian để theo dõi, phân tích và xem xét tiến trình hướng tới mục tiêu một cách thường xuyên. Điều này sẽ cho phép bạn trở nên linh hoạt, nhanh nhẹn và thay đổi chiến lược khi cần thiết.
Hiểu cách đánh giá chương trình đào tạo và phát triển là một yếu tố then chốt để chứng minh giá trị của chúng và xem xét làm thế nào để gia tăng hiệu quả đào tạo.
*Xem thêm: Tìm hiểu về các đánh giá đào tạo trong ebook: Mô hình Kirkpatrick nổi tiếng.
5. Sự hỗ trợ từ phía lãnh đạo
Một trong những chìa khóa cho một chương trình đào tạo và phát triển thành công, và có thể là quan trọng nhất, là sự hỗ trợ của lãnh đạo từ trên xuống. Sự hỗ trợ từ lãnh đạo giúp thúc đẩy tầm quan trọng của chương trình, hỗ trợ trách nhiệm và thiết lập những kỳ vọng phù hợp.
Điều này dễ dàng có được hơn khi người quản lý chương trình có thể xác định, sắp xếp nhu cầu của tổ chức và phát triển các mục tiêu và số liệu chính thức để cung cấp kết quả.
Đào tạo thành công cần sự hỗ trợ từ lãnh đạo
Các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ muốn biết làm thế nào chương trình đào tạo có thể tác động đến những điểm mấu chốt. Vì vậy, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng để nói về điều này khi bạn trình bày ý tưởng của mình.
6. Sự liên quan
Cung cấp nội dung đào tạo có liên quan là chìa khóa cho một chương trình đào tạo hiệu quả, để đảm bảo người học tích cực tham gia.
Người học hiện đại ngày nay bị phân tâm, choáng ngợp và có rất ít thời gian rảnh rỗi. Phục vụ nội dung theo nhu cầu của họ không chỉ quan trọng – nó rất quan trọng.
Nội dung đào tạo mà bạn trình bày cho nhân viên phải được áp dụng và kịp thời để giúp họ thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày, mở rộng tâm trí và cung cấp cho họ những bước đi nhanh chóng để có thể được áp dụng ngay lập tức.
7. Sáng tạo
Các chương trình có một số dạng sáng tạo có nhiều giá trị đối với tổ chức.
Sáng tạo có thể bắt đầu với một chương trình khởi động có chủ đề.
Xây dựng thương hiệu cho sáng kiến đào tạo với logo hoặc linh vật có thể tăng mức độ thú vị và quen thuộc. Hình thức sáng tạo khác có thể bao gồm các chủ đề và các cuộc thi theo mùa.
Chương trình đào tạo rất cần sự sáng tạo
8. Tiếp thị và truyền thông
Chiến lược tiếp thị là một phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện và là một thành phần thiết yếu của một chương trình đào tạo và phát triển thành công. Một kế hoạch tiếp thị thành công không chỉ bao gồm những hoạt động khởi động ban đầu, mà cả những nỗ lực diễn ra liên tục và mạnh mẽ trong suốt chương trình.
Khi xây dựng kế hoạch, hãy ghi nhớ các mục tiêu chương trình và những yếu tố thành công đi đầu trong việc ra quyết định và gắn các hoạt động vào các mục tiêu này.
Bất kỳ thông tin nào được gửi đến nhân viên không chỉ bao gồm những chi tiết tổng quan và các kỳ vọng được xác định rõ ràng, mà còn cho nhân viên thấy những gì trong đó dành cho họ. Bạn phải cung cấp một chương trình sau mỗi phần đào tạo.
Hãy nhớ sử dụng các chiến thuật tiếp thị để tăng cường tỷ lệ sử dụng chương trình đào tạo.
9. Củng cố sau đào tạo
Nhiều tổ chức chi hàng ngàn đô la mỗi năm để đào tạo nhân viên, rồi phát hiện ra rằng họ không áp dụng các khái niệm mới. Củng cố sau đào tạo là một phần quan trọng của việc đảm bảo đào tạo được áp dụng trong công việc.
Củng cố sau đào tạo bằng các nội dung được chia nhỏ
Nếu thiếu sự củng cố, nhân viên sẽ quên gần như tất cả các khóa đào tạo trong vòng chưa đầy một tuần.
Củng cố đào tạo là một chuỗi các bài học nhỏ hoặc các hoạt động học tập hỗ trợ một khái niệm hoặc kỹ năng cốt lõi. Bằng cách tiếp tục dạy những gì đã học được tại một hội thảo hoặc từ video, nhân viên sẽ không chỉ nhớ lâu hơn mà còn gia tăng khả năng áp dụng nó vào công việc hàng ngày một cách rõ rệt.
