Đối với hầu hết các công ty, ưu tiên cao nhất khi phân bổ nguồn lực cho đào tạo là gia tăng hiệu quả của các chương trình đào tạo. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên, vì cả giám đốc điều hành và người học đều được hưởng lợi từ việc đào tạo như tối ưu hóa việc tiết kiệm thời gian (và chi phí)bằng việc thực hiện tất cả các cam kết học tập.
Mặc dù phân bổ nguồn lực cẩn trọng, nhiều công ty vẫn cảm thấy việc đào tạo của họ hiện thời không hiệu quả (hoặc chỉ hiệu quả một phần) để đạt được mục tiêu đặt ra. Vấn đề này thường bắt nguồn từ một vài thách thức phổ biến trong đào tạo và phát triển, bao gồm việc nhân sự bị thiếu thời gian, bố trí lực lượng phân tán để hạn chế chi phí trong khi cần cải thiện tình hình tham dự và phục vụ cho các sở thích học tập đa dạng.
May mắn thay, Moliere đã đúng khi cho rằng ”Trở ngại càng lớn, vinh quang càng lớn!”. Vì vậy, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn món quà gồm sáu giải pháp đơn giản để giải quyết các thách thức đào tạo phổ biến nhất và nâng cao hiệu quả đào tạo của mình.
6 cách để giải quyết các thách thức đào tạo và phát triển tại nơi làm việc
Các thách thức phổ biến nhất trong đào tạo và phát triển có thể cản trở nghiêm trọng Lợi tức đầu tư đào tạo (ROI-Return on investment) của bạn. Nhưng tin tốt là không khó để giảm thiểu được ảnh hưởng của chúng.
Các thách thức đào tạo ảnh hưởng đến ROI
Dưới đây, một hướng dẫn ngắn gọn để giải quyết sáu thách thức lớn nhất về đào tạo và phát triển tại nơi làm việc:
1. Lịch làm việc bận rộn của nhân viên
Khi công việc, cuộc sống gia đình và hàng loạt nhu cầu khác đang làm cạn kiệt năng lượng của nhân viên, thì có một rủi ro là việc đào tạo chỉ làm tăng thêm căng thẳng của họ. Tệ hơn nữa, việc các buổi đào tạo chen vào thời gian cá nhân của nhân viên chắc chắn sẽ khiến họ kháng cự lại (và thậm chí bực bội) với việc đào tạo.
Giải pháp
- Tránh triển khai đào tạo trực tiếp vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc hay phải hạn chế các đề xuất du lịch, nghỉ ngơi để đào tạo.
- Cân nhắc sử dụng phương pháp microlearning và cung cấp nội dung hữu ích và có liên quan trong các nội dung được chia nhỏ tương thích. Video ngắn, danh sách kiểm tra, infographics và thậm chí gifs là các định dạng microlearning đơn giản giúp đào tạo dễ dàng được tiếp nhận hơn.
- Truyền đạt một số khái niệm kèm theo đồ họa thông minh. Chúng là một phương pháp tiết kiệm thời gian quý giá giúp người học, cũng giống như việc chia phần các nội dung khi đọc văn bản trong email, báo cáo và bản tin.
- Ưu tiên đánh giá ngắn, đơn giản bất cứ khi nào có thể. Điều này cung cấp cho nhân viên cơ hội nhanh chóng để phản hồi về tiến trình học tập của họ.
- Tối ưu hóa nội dung đào tạo của bạn trên thiết bị di động. Các tính năng di động cho phép người học truy cập LMS và tài liệu đào tạo ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào – kể cả trên tàu, hay làm việc trong giờ nghỉ trưa. Điều này làm cho việc đào tạo diễn ra thuận lợi hơn rất nhiều.
Giải pháp cho lịch bận rộn của nhân viên
2. Lực lượng lao động phân tán
Sự gia tăng nhanh chóng các công việc từ xa và lực lượng lao động phi tập trung đã dẫn đến những thách thức mới trong đào tạo và phát triển. Với lực lượng lao động phân tán về mặt địa lý, việc đào tạo có thể khá khó khăn: phổ biến là sự hiểu lầm, sai ý tưởng, và sự khác biệt về văn hóa dẫn đến hiệu quả đào tạo không nhất quán. Ví dụ, ở một số nền văn hóa, nhân viên ít thoải mái hơn khi phát biểu trên các diễn đàn trực tuyến so với những nền văn hóa khác.
Giải pháp
- Sử dụng các công cụ, mạng xã hội để thống nhất nhóm phân tán của bạn. Hội nghị video trực tuyến, hội thảo trên web và diễn đàn trực tuyến là những công cụ dễ dàng, thuận tiện để thúc đẩy niềm tin và sự đồng cảm giữa các thành viên trong nhóm trên toàn quốc (hoặc toàn cầu).
- Sử dụng đào tạo để minh bạch trong giao tiếp: các diễn đàn và hội thảo trên web có thể được sử dụng như một không gian an toàn để đưa ra các câu hỏi, thắc mắc, mối quan tâm hoặc chia sẻ kinh nghiệm của nhân viên.
- Làm rõ mục tiêu đào tạo ngay từ đầu. Tất cả các thành viên trong nhóm nên biết chính xác công ty mong đợi gì ở họ trong quá trình đào tạo và thành tích học tập sẽ mang lại lợi ích gì cho họ trong công việc. Cân nhắc thực hiện một thỏa thuận đào tạo có phác thảo rõ những kỳ vọng và yêu cầu mỗi người học ký vào đó như một cam kết đối với quá trình học tập.
Giải pháp cho lực lượng lao động phân tán
3. Thói quen học tập khác nhau
Cho dù bạn có đào tạo 20 hay 2000 người học, điều quan trọng là bạn phải cân nhắc sở thích và thói quen của người học để tránh các trở ngại đào tạo tiếp theo.
Lực lượng lao động hiện tại bao gồm ít nhất ba thế hệ, tất cả đều có mối liên hệ hoàn toàn khác nhau với công nghệ. Vì vậy, việc đào tạo của bạn chắc chắn sẽ kém hiệu quả hơn nếu bạn tin tất cả nhân viên có hiểu biết về công nghệ như nhau hoặc có cùng trình độ kiến thức và thói quen học tập.
Giải pháp
- Tiến hành phân tích nhu cầu thật kỹ lưỡng, tập trung vào việc xác định sở thích, thói quen học tập (đặc biệt liên quan đến sự thoải mái với công nghệ) của đối tượng đào tạo. Sử dụng những kết quả phát hiện được để làm dữ liệu cho thiết kế nội dung, hoạt động đào tạo.
- Chọn phần mềm có giao diện người dùng (UI) đơn giản. Trải nghiệm người dùng liền mạch là tốt nhất cho tất cả người học, không chỉ những người không rành và có vẻ né tránh công nghệ. Ví dụ: Việc tạm dừng video hoặc tải xuống bài tập phải luôn được thực hiện đơn giản và dễ dàng.
- Mở các kênh liên lạc (bao gồm hỗ trợ kỹ thuật). Sử dụng các công cụ như diễn đàn thảo luận để giúp tất cả người học dễ dàng đặt câu hỏi và nhận được nội dung và hướng dẫn kỹ thuật.
- Kết hợp các loại nội dung khác nhau, như video, ghi chú bằng văn bản và đồ họa, để phục vụ cho các sở thích học tập khác nhau.
Giải pháp cho thói quen học tập khác nhau
4. Tham gia không đầy đủ
Việc tham dự học tập rất quan trọng trên cả ba cấp độ: nhận thức, cảm xúc và hành vi. Không có được ba cấp độ trên, khả năng duy trì kiến thức sẽ kém, học tập thụ động và thiếu cam kết trở thành những thách thức lớn trong đào tạo và phát triển.
Hơn thế nữa, thay đổi hành vi là không thể nếu nhân viên không tham gia học tập. Và khi họ cảm thấy đào tạo không liên quan hoặc không cần thiết, hầu hết người học về tinh thần và cảm xúc sẽ chống lại yêu cầu tham gia học tập.
Giải pháp
- Kết hợp các hoạt động học tập thực tế như nghiên cứu tình huống, kịch bản, đóng vai và các ví dụ có liên quan vào nội dung đào tạo của bạn. Những hoạt động này thu hút người học trong việc giải quyết vấn đề tích cực góp phần vào sự tham gia nhận thức tốt hơn.
- Sử dụng các diễn đàn thảo luận và các không gian trực tuyến không chính thức khác để người học tương tác ngẫu nhiên với nhau. Điều này khuyến khích người học gắn kết và chia sẻ cảm xúc với nhau, và với quá trình đào tạo.
- Thiết lập văn hóa học tập tích cực và làm cho tất cả nhân viên cảm thấy như là một phần của văn hóa đó, đồng thời có thể thúc đẩy sự gắn kết tình cảm. Đầu tư cảm xúc sẽ giúp gia tăng động lực và cam kết học tập.
- Mô tả về kết quả học tập trước để gia tăng hành vi tham gia học tập. Nhiều người học có khả năng tham gia vào các hoạt động học tập nếu họ hiểu biết về mục tiêu đằng sau nó.
Giải pháp cho nhân viên tham gia không đầy đủ
5. Đào tạo không liên quan
Nhiều chương trình đào tạo quá chung chung và không đủ cá nhân hóa cho các vai trò hoặc kỹ năng cụ thể. Thật không may, đào tạo chung có thể làm mất thời gian và sự kiên nhẫn của người học bằng cách buộc họ phải tham gia vào nội dung đơn giản là không hề liên quan đến họ. Bạn có thể chắc chắn một điều là nó sẽ dẫn đến những khó khăn hơn nữa cho đào tạo.
Giải pháp
- Phân loại kết quả học tập thành các yếu tố cần thiết và tốt đẹp dành cho mỗi vai trò tham gia đào tạo. Chỉ thực hiện đào tạo thiết yếu bắt buộc, và kết hợp các phương pháp đa dạng như chơi game có phần thưởng, huy hiệu và điểm để khuyến khích người học tham gia với nội dung được chuẩn bị kỹ lưỡng.
- Tận dụng thời gian đào tạo để cập nhật các kỹ năng hoặc truyền đạt các thông tin mới chính xác khi cần thiết.
- Sử dụng các tình huống và kịch bản có liên quan để gia tăng mức độ phù hợp của chương trình đào tạo với công việc của nhân viên.
- Tiến hành khảo sát phản hồi sau khi đào tạo để tìm hiểu những gì người học thấy hữu ích nhất và các vấn đề mà chương trình đào tạo cần tinh chỉnh.
Giải pháp cho đào tạo chung chung
6. Chi phí, chi phí và chi phí
Sự thuận tiện, trang thiết bị, địa điểm, chi phí nhân sự, thời gian (tất cả những thứ đó gộp lại) đều khiến việc đào tạo trở thành một hoạt động tốn kém.
Ngân sách đào tạo có xu hướng bị hạn chế, trong khi nhu cầu đào tạo luôn có xu hướng gia tăng. Khi ngân sách căng thẳng và cần cân nhắc giữa việc kết hợp các chi phí cho phần mềm và nhu cầu đi lại, nó sẽ gia tăng thêm các khó khăn thách thức cho việc đào tạo và phát triển.
Giải pháp
- Chuyển đổi đào tạo sang trực tuyến. Đào tạo trực tuyến loại bỏ nhu cầu về chi phí đi lại và địa điểm và thường giúp cắt giảm chi phí thuận lợi.
- Sử dụng LMS hiệu quả cao. Nó sẽ tạo ra một sự khác biệt lớn đến mức ngân sách của bạn có thể kéo dài thời gian hơn trong khi bạn cần đào tạo số lượng lớn nhân viên.
- Hợp lý hóa việc phát triển nội dung của bạn bằng cách tập trung vào các định dạng đầu tư một lần cho nhiều phương án sử dụng khác nhau (tối ưu hóa hiệu suất đầu tư). Ví dụ, Sử dụng các văn bản ngắn xen kẽ với các hoạt động trao đổi, phản hồi có thể giúp tiết kiệm chi phí phát triển nội dung.
- Sử dụng hội thảo trên web thay vì tổ chức hội thảo trực tiếp như một phương án để hạn chế chi phí đi lại và tiết kiệm thời gian.
Giải pháp về chi phí
Vượt qua thử thách đào tạo với LMS đẳng cấp quốc tế
Như bạn thấy đó, có một giải pháp cho mọi vấn đề đào tạo và phát triển. Và hầu hết các giải pháp có thể được thực hiện với một LMS (nền tảng học tập trực tuyến) tuyệt vời.
Đối với chúng tôi, một hệ thống quản lý học tập tuyệt vời tuân theo ba quy tắc. Nó phải dễ sử dụng để cả người dạy và người học không cảm thấy khó chịu hay căng thẳng khi sử dụng. Nó phải có tất cả các chức năng mà bạn cần cho nhu cầu đào tạo của mình. Và cuối cùng, nó phải có một nhóm hỗ trợ tuyệt vời. Thực hiện theo ba quy tắc này khi lựa chọn LMS, bạn sẽ cải thiện được hiệu quả đào tạo của mình một cách nhanh chóng!
Nguồn: Nikos Andriotis (talentlms.com)
Nếu bạn muốn biết thêm những thông tin hữu ích về đào tạo nhân sự, hãy đón đọc những bài viết tiếp theo trong Agilearn nhé!
