Là ngôi nhà của rất nhiều công ty lớn nhất thế giới, Trung Quốc đem đến các bài học cho những cá nhân và tổ chức mới bắt đầu chuyển sang làm việc từ xa.
Tình hình làm việc từ xa tại Trung Quốc
Từ Alibaba đến Ping An và Google đến Ford, các công ty trên toàn cầu đang yêu cầu nhân viên làm việc từ xa trong nỗ lực ngăn chặn sự lây lan của COVID-19. Làm việc từ xa ở quy mô chưa từng có như vậy sẽ để lại ấn tượng lâu dài về cách sống và làm việc của mọi người trong nhiều năm tới.
Trung Quốc, nơi cảm nhận được tác động đầu tiên của đại dịch, là nơi chuyển đổi sớm. Là ngôi nhà của một số công ty lớn nhất thế giới, Trung Quốc cung cấp những bài học cho những người mới bắt đầu phải đối mặt với sự thay đổi.
Làm việc tại nhà tăng vọt ở Trung Quốc sau cuộc khủng hoảng COVID-19 khi các công ty yêu cầu nhân viên của họ ở nhà. Khoảng 200 triệu người đã làm việc từ xa vào cuối kỳ nghỉ Tết Nguyên đán. Trong khi sự sắp xếp này có một số lợi ích, chẳng hạn như tránh đi lại lâu dài, thì nhiều nhân viên và công ty cảm thấy khó khăn.
Tình hình làm việc từ xa tại Trung Quốc
Một nhân viên tại công ty internet đã thay đổi ngày làm việc của anh ấy thay đổi từ ‘996’, thành ‘007’, nghĩa là từ chín đến chín, 6 ngày một tuần, mọi thời điểm. Về mặt cá nhân, các nhân viên gặp khó khăn trong việc quản lý con em học tại nhà thông qua cuộc gọi video trong khi phối hợp với các đồng nghiệp ở xa. Ở cấp độ công ty, nhiều người cảm thấy rằng năng suất nhanh chóng bị giảm nếu không được quản lý đúng cách.
Những bài học kinh nghiệm làm việc từ xa của Trung Quốc
Bài viết này tập hợp kinh nghiệm của McKinsey giúp khách hàng có định hướng khi làm việc từ xa, phân tích nội bộ và hiểu biết sâu sắc từ các cuộc trò chuyện với các giám đốc điều hành ở Trung Quốc.
Thực hiện đúng làm việc từ xa có thể tăng năng suất và tinh thần. Thực hiện không tốt, nó có thể gây ra sự kém hiệu quả, làm hỏng các mối quan hệ công việc và làm mất lòng nhân viên.
Những bài học làm việc từ xa tại Trung Quốc
Dưới đây là 8 bài học từ Trung Quốc có thể được áp dụng trên toàn thế giới, tùy thuộc vào hoàn cảnh:
1. Thiết kế một cấu trúc hiệu quả
Các nhóm hoặc toàn bộ đơn vị kinh doanh làm việc từ xa đối mặt với nguy cơ nhầm lẫn và thiếu rõ ràng. Bị cô lập dẫn đến sự không chắc chắn về việc nói chuyện với ai về các vấn đề cụ thể và cách thức, thời điểm tiếp cận chúng, dẫn đến tình trạng trì hoãn.
Đó là lý do tại sao thiết lập một cấu trúc ra quyết định và giao tiếp hiệu quả là chìa khóa. Ở đây, các nhóm chức năng nhỏ hơn có thể hữu ích. Mỗi nhóm có một nhiệm vụ và cơ chế báo cáo rõ ràng. Trong đó có các hướng dẫn và nhiệm vụ dễ thực hiện. Điều này cũng hỗ trợ nhân viên mới có thể hòa nhập nhanh hơn.
Với ít nhân sự hơn, các nhóm sẽ có nhiều thời gian hơn để tìm hiểu nhau và xây dựng niềm tin.
Bài học: Thành lập các nhóm nhỏ, đa chức năng với mục tiêu rõ ràng và mục đích chung giúp mọi người tham gia, bám sát cùng một chiến lược.
Thiết kế một cấu trúc giao tiếp hiệu quả
2. Lãnh đạo từ xa
Quản lý con người là một trong những yếu tố khó khăn nhất của làm việc từ xa, không chỉ bởi vì mọi người sẽ phản ứng khác nhau trước sự thay đổi văn hóa và những thách thức của môi trường làm việc tại nhà.
Các nhà lãnh đạo cần tiếp thêm năng lượng cho toàn công ty bằng cách thiết lập một định hướng rõ ràng và truyền đạt nó một cách hiệu quả. Cung cấp một tầm nhìn mạnh mẽ và một triển vọng thực tế có thể có tác động mạnh mẽ đến động lực trong toàn tổ chức. Nó rất cần thiết để thúc đẩy một nền văn hóa hướng đến kết quả, trao quyền và giữ cho các nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành công việc, đồng thời khuyến khích giao tiếp cởi mở, trung thực và hiệu quả.
Khi làm việc trong các nhóm phân phối, gã khổng lồ thương mại điện tử Alibaba tăng tần suất liên lạc một-một với nhân viên hàng tuần và, trong một số nhóm, các thành viên gửi báo cáo hàng tuần cho các đồng nghiệp của mình, hoàn thành các kế hoạch cho tuần tới. Ứng dụng theo dõi năng suất của Alibaba mang tên DingTalk (Ding Ding) có các tính năng được tích hợp để tạo điều kiện thuận lợi bằng cách cho phép các nhà quản lý gửi tin nhắn thoại đến văn bản của họ và kiểm tra tiến trình.
Bài học: Xác định cách bạn giao tiếp cũng quan trọng như những gì đang nói, và nó cần được thực hiện một cách tự tin, nhất quán và đáng tin cậy.
Thiết lập mục tiêu kinh doanh rõ ràng khi làm việc từ xa
3. Xây dựng văn hóa chăm sóc
Khi các công ty chuyển sang hình thức làm việc mới, điều quan trọng là phải thừa nhận rằng một số nhân viên có thể phải đối mặt với những áp lực khác khi ở nhà, bao gồm chăm sóc con cái khi trường học đóng cửa, dẫn đến cảm giác bị cô lập và bất an. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần tôn trọng và giải quyết các nhu cầu bổ sung này.
Đồng cảm là một yếu tố quan trọng ở đây, cung cấp một cách thức kết nối, thúc đẩy tính toàn diện và tạo cảm giác cộng đồng trong khoảng trống của sự tương tác vật lý. Tăng cường tương tác xã hội trong nhóm, đặc biệt là tương tác một-một, chống lại cảm giác bị cô lập, mất tinh thần và tạo không gian để mọi người lên tiếng và chia sẻ suy nghĩ.
Bằng cách tạo ra cảm giác an toàn về tâm lý cho đồng nghiệp, hòa nhập trong việc ra quyết định và đưa ra quan điểm ở những thời điểm đầy thách thức, các nhà quản lý có thể tiếp cận gần hơn với những gì đang diễn ra, các vấn đề bề mặt và giúp nhóm của họ giải quyết vấn đề hiệu quả.
Bao hàm hơn nữa là sự thể hiện cuối cùng của sự đồng cảm. Tạo ra những kênh outlet để chia sẻ các thực tiễn tốt nhất, câu chuyện thành công, thử thách và trò chuyện đóng vai trò rất quan trọng để tạo ra sự kết nối con người. Cung cấp cho nhân viên không gian để theo đuổi các nỗ lực cá nhân hoặc xã hội, cung cấp một phạm vi kiểm soát rõ ràng và phân công các nhiệm vụ có ý nghĩa cũng có thể giúp thúc đẩy động lực.
Bài học: Kết nối ở cấp độ cá nhân và thấm nhuần sự đồng cảm trong văn hóa là những điều mang tính quan trọng gấp đôi khi làm việc từ xa.
Xây dựng văn hóa chăm sóc
4. Khám phá một thói quen mới
Rủi ro làm việc từ xa làm gián đoạn các luồng và nhịp điệu tồn tại tại văn phòng và có thể dễ dàng tạo ra sai sót hoặc bỏ lỡ các cuộc họp ảo quan trọng do lịch trình cố định. Dành thời gian với nhóm của bạn để giải quyết những chi tiết cụ thể về cách các thành viên làm việc cùng nhau. Bao gồm nhịp điệu hàng ngày, các ràng buộc cá nhân và các tiêu chuẩn cụ thể mà bạn sẽ cam kết và dự đoán những sai sót có thể xảy ra và cách bạn sẽ giảm thiểu chúng.
Làm thế nào các công ty lập kế hoạch và xem xét quy trình công việc cần phải thay đổi. Những thách thức của mô hình làm việc mới khi mọi người không ở cùng một văn phòng có thể được khắc phục bằng cách tạo ra một nhịp điệu được tạo nên từ yếu tố kỹ thuật số trong các cuộc họp. Một công ty bảo hiểm hàng đầu đã áp dụng các thực hành Agile trong các nhóm của mình, với hình thức kiểm tra hàng ngày và hàng tuần, lập kế hoạch nước rút và các phiên đánh giá.
Để giải quyết thách thức khởi động một doanh nghiệp kỹ thuật số với một đội ngũ từ xa đông đảo, một công ty đã tạo ra một quy trình công việc mới với những yêu cầu về sản phẩm, trong đó nêu rõ việc sử dụng các công cụ, vai trò và trách nhiệm kỹ thuật số khi các yêu cầu chuyển từ ý tưởng sang xác nhận tới giai đoạn phân phối. Việc nhắc lại những cấu trúc ra quyết định như thế này luôn luôn cần thiết khi mọi người có thể giao tiếp trực tiếp, nhưng khi làm việc từ xa, chúng cũng không thể bị bỏ qua.
Bài học: Thiết lập những quy tắc làm việc chặt chẽ, quy trình làm việc và trao quyền là vô cùng quan trọng.
Sử dụng Agile cho cách làm việc linh hoạt hơn
5. Tăng cường giao tiếp
Giao tiếp kém là một trong những lý do chính khiến làm việc từ xa không năng suất.
Làm thế nào để đảm bảo tương tác của nhân viên, hãy giải quyết bằng cách sử dụng một kho đầy đủ các kênh và công cụ, dù sẽ gặp khó khăn và đòi hỏi thử nghiệm.
Chọn đúng kênh rất quan trọng. Gọi video nhóm là cách rất tốt để thảo luận về các chủ đề phức tạp trong thời gian thực và để tạo cảm giác cộng đồng, nhưng chúng đòi hỏi sự phối hợp và tập trung toàn bộ thành viên trong nhóm. Phần mềm cộng tác dựa trên kênh (trò chuyện) rất tốt để đồng bộ hóa nhanh chóng hoặc trả lời các câu hỏi một cách dễ dàng, trong khi email có thể được sử dụng để ghi lại kết quả và là kênh giao tiếp chính thức hơn. Những công cụ quản lý có thể được sử dụng để theo kịp các nhiệm vụ và quy trình.
Bài học: Chọn đúng kênh giao tiếp là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả trong công việc. Nếu bạn kéo nhân viên của mình từ chỗ này sang chỗ khác, bạn sẽ làm gián đoạn tiến trình công việc của họ và gây suy giảm năng suất.
Tăng cường giao tiếp
6. Khai thác sức mạnh của công nghệ
Làm việc từ xa hiệu quả bắt đầu với những điều cơ bản, bao gồm kết nối internet nhanh, ổn định và an toàn, cũng như thiết lập môi trường văn phòng tại nhà tiện lợi. Mở rộng truy cập và băng thông VPN (mạng riêng ảo) là một trong những bước đầu tiên mà nhiều CIO đã thực hiện để cho phép nhân viên truy cập hệ thống từ xa. Làm việc từ xa cũng được trao quyền bởi bộ công cụ công nghệ SaaS (Software as a Service) cho phép các nhóm cùng tạo lập, giao tiếp, chia sẻ tài liệu và quản lý những quy trình một cách hiệu quả.
Một nguồn thông tin duy nhất, có thể truy cập bằng kỹ thuật số có thể là bảng điều khiển hiệu suất, sprint backlog hoặc kế hoạch kinh doanh, giúp mọi người liên kết với nhau.
Ngoài ra, nhiều công ty đã tạo ra các ứng dụng đặc biệt để cho phép các đội tuyến đầu của họ duy trì hiệu quả trong quá trình làm việc từ xa. Ví dụ: một ngân hàng lớn đã tạo ra một chương-trình-nhỏ WeChat đặc biệt để cho phép các nhà quản lý quan hệ khách hàng tương tác với khách hàng và tạo ra khách hàng tiềm năng. Sau đó, họ đã sử dụng các chương trình được ngân hàng chấp thuận để thu hút khách hàng và truy cập hệ thống ngân hàng từ máy tính xách tay của mình.
Bài học: Sử dụng công nghệ có thể rất quan trọng trong việc giữ cho mọi thành viên đi đúng hướng, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo sự chuẩn xác từ những thực thi cơ bản.
Sử dụng sức mạnh công nghệ trong triển khai hoạt động tại doanh nghiệp
7. Bảo mật nghiêm ngặt
Tính bảo mật càng thêm phức tạp về khía cạnh công nghệ của làm việc từ xa và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu không đảm bảo, đặc biệt là khi nhân viên không nhận thức được các thực hành an toàn hoặc chuyển sang các công cụ trái phép để hoàn thành công việc của họ.
Áp dụng một cách tiếp cận mạnh mẽ nhưng thực tế là không dễ dàng. Làm đúng yêu cầu cung cấp cho nhân viên những công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả trong khi quản lý tính bảo mật và truy cập dữ liệu.
Những doanh nghiệp đi đầu như Ping An đã giải quyết vấn đề bảo mật trực tiếp thông qua một bộ cơ chế: thiết lập văn hóa bảo mật, bắt buộc đào tạo nhận thức và hạn chế quyền truy cập dữ liệu vào cơ sở cần biết. Ví dụ, thông tin nhạy cảm như dữ liệu khách hàng có thể được hiển thị với hình mờ để bất kỳ rò rỉ nào cũng có thể theo dõi được. Alibaba sử dụng phần mềm Alilang của riêng mình để quản lý bảo mật mạng và thiết bị.
Bài học: Đảm bảo nhân viên tuân thủ các yêu cầu bảo mật, trong khi đó, đầu tư vào các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ.
Đảm bảo tính bảo mật nghiêm ngặt
8. Áp dụng “kiểm tra và đào tạo” tâm lý
Bài học cuối cùng: Sẵn sàng nhận ra những gì đang hoạt động và thay đổi nó nhanh chóng.
Các nhóm lãnh đạo liên tục học hỏi, chủ động xác định các thực tiễn tốt nhất và nhanh chóng thiết lập các cơ chế để chia sẻ ý tưởng trong toàn tổ chức có xu hướng thành công nhất về lâu dài. Các nhóm R&D tại một nhà sản xuất công nghệ cao hàng đầu đã tạo ra mục tiêu năng suất cho công việc từ xa bằng cách ước tính năng suất của họ mỗi tuần so với công việc tại chỗ và xác định các đòn bẩy để cải thiện nó. Trong vòng bốn tuần, họ đã nâng cao năng suất từ 50% đến 88% so với ban đầu.
Khi lực lượng lao động của Trung Quốc bắt đầu quay trở lại văn phòng, những bài học từ một số công ty hàng đầu của quốc gia này giúp minh họa cách thức với cấu trúc, văn hóa, quy trình và công nghệ phù hợp, làm việc từ xa có thể tăng năng suất và tinh thần. Những nhân viên dành ít thời gian đi lại hoặc giao lưu và cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn có khả năng sẽ hạnh phúc hơn, có động lực hơn và sẵn sàng di động trong những tình huống khắc nghiệt.
Thay đổi theo biến động mới của xã hội
Về các tác giả
Raphael Bick là một đối tác trong văn phòng McKinsey & Company tại Thượng Hải, nơi Tianwen Yu là một đối tác liên kết. Michael Chang là một đối tác liên kết trong văn phòng McKinsey tại Bắc Kinh. Kevin Wei Wang là một đối tác cao cấp trong văn phòng McKinsey tại Hồng Kông.
Các tác giả muốn cảm ơn Lihong Pan và Glenn Leibowitz vì những đóng góp của họ cho bài viết về làm việc từ xa này. Họ cũng muốn cảm ơn Enoch Chan, Natalie Chu, Desiree El Chebeir, Karel Eloot, Jeff Galvin, Alexei Korkmazov, Xu Lei, Nick Leung, Liesje Meijknarou, Kate Smaje, Hugo Sarrazin, Anand Swaminathan, Sha Joe Zachariah, Rodney Zemmel và Haimeng Zhang vì đã cung cấp những góc nhìn đầy giá trị.
Nguồn: mckinsey.com
