Không có một cách đúng duy nhất nào để tiến hành đánh giá hiệu suất làm việc. Hầu hết các công ty đều có một tập hợp các quy trình được đề xuất, và mọi cấp dưới đều trình bày khó khăn khác nhau cho người quản lí phụ trách việc đánh giá. Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu suất làm việc từ xa hay trực tiếp nhìn chung thường bao gồm tám bước sau đây và được giải quyết theo thứ tự:
Bước 1: Chuẩn bị
Như bất kì hoạt động nào khác, việc đánh giá hiệu suất làm việc thực hiện cũng cần phải có sự chuẩn bị của tất cả mọi người, từ nhà quản lí cấp cao đến nhân viên mọi cấp bậc. Công việc sẽ chẳng thể hoàn thành nếu mọi người bước vào cuộc họp đánh giá mà không phản ánh được những gì đã xảy ra trong suốt thời gian vừa qua.
Một trong những cách tốt nhất là để nhân viên chuẩn bị trước một bản tự đánh giá. Trong bản tự đánh giá, nhân viên sẽ đánh giá hiệu suất làm việc của mình căn cứ trên mục tiêu. Trong nhiều trường hợp, phòng quản lí nguồn nhân lực sẽ cung cấp một biểu mẫu đánh giá phục vụ cho mục đích này. Nếu phòng quản lí nguồn nhân lực không cung cấp mẫu này, bạn có thể đặt những câu hỏi sau đây để nhân viên trả lời trong bản tự đánh giá của mình:
- Bạn đạt được mục tiêu của mình đến mức độ nào?
- Những chỉ tiêu nào bạn đã vượt, nếu có?
- Những mục tiêu nào bạn đang khó khăn để đạt được?
- Điều gì ngăn cản sự tiến bộ của bạn trong việc đạt được các mục tiêu này: thiếu đào tạo, nguồn lực không đủ, chỉ đạo sai của các cấp quản lí, các vấn đề khác?
Chuẩn bị đánh giá năng lực nhân viên
Là nhà quản lý, bạn cũng phải đánh giá hiệu suất làm việc của cấp dưới so với các mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này, bạn có thể tìm hiểu cách sử dụng công cụ phản hồi 360 độ.
Bước 2: Tổ chức cuộc họp đánh giá năng lực nhân viên
Nhiều người lo lắng về các cuộc họp đánh giá hiệu suất làm việc. Vì thế, hãy xây dựng bầu không khí hợp tác, thân thiện ngay từ đầu để mọi người cảm thấy thoải mái, dễ chịu và không quá căng thẳng. Sau đó, hãy xem lại mục đích của việc đánh giá và các lợi ích tích cực cho cả hai bên. Điều này sẽ chuẩn bị về mặt tâm lí cho cả bạn và nhân viên, đồng thời làm tăng khả năng đối thoại.
Tiếp theo, hãy yêu cầu nhân viên tự đánh giá công việc của mình. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được quan điểm của nhân viên và ngăn bạn không can thiệp quá nhiều vào cuộc hội thoại. Hãy lắng nghe cẩn thận những gì nhân viên nói. Đừng ngắt lời cho đến khi nhân viên trình bày xong.
Bước 3: Xác định những thiếu sót trong hiệu suất làm việc
Khi bạn trình bày phần đánh giá của mình, hãy ưu tiên cho vấn đề thành quả của nhân viên so với các mục tiêu đã được nhất trí. Ví dụ, nếu My nói rằng thành quả lớn nhất của cô là tổ chức và chủ trì một cuộc họp giữa các khách hàng chính và nhân viên RnD của bạn, hãy tự hỏi: “Đây có phải là một trong các mục tiêu của cô ấy không?” Nếu phải, kết quả ấy đến gần việc đáp ứng mục tiêu đó ở mức độ nào? Cô ấy đã làm như thế nào với các mục tiêu khác? Hãy tìm những khoảng cách giữa kết quả thực tế và hiệu suất làm việc được mong đợi, cũng như tìm hiểu những lĩnh vực mà nhân viên này đã đáp ứng hoặc vượt mức mong đợi.
Xác định những thiếu sót trong hiệu suất làm việc
Nếu đánh giá hiệu suất làm việc của bạn phát hiện một khoảng cách giữa mục tiêu của nhân viên và kết quả thực hiện trong thực tế, hãy tập trung thảo luận và đưa ra ý kiến phản hồi về điều này. Ngay từ đầu, hãy xác định mục tiêu của tổ chức để giải thích việc mục tiêu của nhân viên hỗ trợ cho tổ chức như thế nào. Chẳng hạn, bạn có thể nói: Mục tiêu của phòng chúng ta là giải quyết tất cả các vấn đề bảo hành của khách hàng trong vòng một tuần. Đó là đóng góp của chúng ta cho mục tiêu cao hơn của công ty là tạo ra sự thoả mãn và lòng trung thành của khách hàng. Cả hai điều này đều đảm bảo các khoản thưởng và nghề nghiệp tương lai của chúng ta. Chúng ta không thể đạt được mục tiêu đó nếu bất kì thành viên nào trong nhóm không thể giải quyết phần việc của mình đối với than phiền của khách hàng. Anh có thấy những gì chúng ta làm giúp cho công ty đáp ứng được mục tiêu quan trọng này như thế nào không?
Bước 4: Tìm căn nguyên của những thiếu sót trong hiệu suất làm việc
Bạn hãy tìm căn nguyên của việc nhân viên không đạt được mục tiêu bằng cách đặt những câu hỏi để khơi gợi vấn đề: “Tại sao anh nghĩ rằng doanh số của anh năm nay sẽ không đạt được 30 tỷ? Hãy lắng nghe cẩn thận câu trả lời và cho nhân viên cơ hội đầu tiên để xác định nguyên nhân. Nếu bạn không nghe được một câu trả lời hợp lí, hãy thăm dò bằng câu hỏi khác nếu cần thiết: “Có phải vấn đề là anh cần thêm thông tin sản phẩm hay cần được đào tạo thêm không? “Có phải anh đã không nhận được sự hỗ trợ thoả đáng trong công tác bán hàng từ tôi hoặc từ văn phòng chính?”
Nguyên nhân gây ra thiếu sót trong năng lực làm việc
Hãy duy trì phong cách cho và nhận thông tin này với nhân viên của bạn và cuối cùng bạn sẽ biết được nguyên nhân dẫn đến hiệu suất làm việc kém. Bạn sẽ không tấn công cấp dưới, còn cấp dưới cũng không phòng thủ để tránh những lời chỉ trích của bạn. Thay vào đó, cả hai sẽ làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề. Những đề xuất sau đây có thể giúp bạn đưa ra ý kiến phản hồi hữu ích hơn:
- Khuyến khích nhân viên bày tỏ điểm bất đồng. Một lần nữa hãy tạo cơ hội để nhân viên đưa ra quan điểm của mình
- Tránh nói chung chung như: DƯờng như anh không để hết tâm trí vào công việc của mình, mà hãy có những nhận xét cụ thể liên quan đến công việc, như: Tôi để ý rằng bạn chẳng đưa ra đề xuất nào tại cuộc họp cải tiến dịch vụ của chúng ta cả. Tại sao vậy?
- Hãy chọn lọc. Bạn không cần phải liệt kê mọi thiếu sót hay thất bại. Hãy tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng
Bước 5: Lập kế hoạch khắc phục thiếu sót trong hiệu suất làm việc
Nếu bạn đã xác định được các thiếu sót trong hiệu suất làm việc và đã tìm ra căn nguyên của vấn đề, hãy nhớ đảm bảo rằng nhân viên cũng nhận thức được điều đó và nhìn nhận tầm quan trọng của chúng. Khi đó, hãy bắt đầu trao đổi về cách thức giải quyết. Hãy cho nhân viên cơ hội đầu tiên để triển khai kế hoạch khắc phục bất kì thiếu sót nào. Hãy đặt câu hỏi tương tự như:Anh sẽ đề xuất giải pháp gì?
Lập kế hoạch xác định thiếu sót trong hiệu suất làm việc
Việc đặt bóng sang phần sân của nhân viên sẽ khiến họ có trách nhiệm và tận tâm hơn với những giải pháp đưa ra. Nếu nhân viên không thể đưa ra được một kế hoạch đáng tin cậy, bạn phải có phương pháp chủ động hơn. Trong bất kì trường hợp nào thì cũng cần phải tìm kiếm sự nhất trí và cam kết từ nhân viên đối với kế hoạch. Một kế hoạch hiệu quả sẽ bao gồm:
- Các mục tiêu cụ thể
- Thời hạn
- Các bước hành động
- Kết quả mong đợi
- Đào tạo, huấn luyện hay thực hành nếu cần thiết
- Kế hoạch phát triển này nên là một phần trong hồ sơ của nhân viên
Bước 6: Đánh giá lại các mục tiêu về hiệu suất làm việc
Theo định kỳ hàng năm, bạn cần kiểm tra, xem lại việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Điều này đặc biệt quan trọng khi tổ chức đang trong giai đoạn thay đổi, và khi sự nghiệp của cấp dưới đang trong tiến trình phát triển. Vậy nhân viên nên theo đuổi những mục tiêu gì trong những tháng phía trước? Khi thảo luận, hãy để nhân viên tham gia vào quy trình thay đổi mục tiêu để đảm bảo rằng:
- Nhân viên có khả năng đảm đương mục tiêu mới
- Nhân viên hiểu được chi tiết và tầm quan trọng của những mục tiêu này
Đánh giá lại các mục tiêu về hiệu suất làm việc
Ngoài ra, tuỳ vào kỹ năng của nhân viên, đây là lúc lập một kế hoạch phát triển để giúp nhân viên có khả năng đáp ứng các mục tiêu mới.
Bước 7: Ghi chép lại
Việc lập biên bản ghi chép lại nội dung, các quan điểm chính và kết quả của cuộc họp là điều quan trọng. Điều này có nghĩa là bạn cần ghi chú trong suốt cuộc họp và hoàn chỉnh ngay sau đó, khi trí nhớ của bạn vẫn còn lưu giữ nhiều thông tin. Việc ghi chép tốt cho cả nhân viên lẫn bạn trong việc đánh giá hiệu suất làm việc. Vì thế, hãy ghi chép cụ thể những điều sau:
- Thời điểm tiến hành cuộc họp
- Những quan điểm và trình bày chính của nhân viên, bao gồm cả phần tự đánh giá của nhân viên
- Những quan điểm và trình bày chính của bạn
- Những quan điểm bất đồng, nếu có
- Tóm tắt kế hoạch phát triển
- Thống nhất các bước tiếp theo
- Thống nhất các mục tiêu thực hiện cho năm kế tiếp
Ghi chép lại nội dung đào tạo
Bước 8: Theo dõi
Bạn nên lập kế hoạch theo dõi sau mỗi cuộc họp đánh giá hiệu suất làm việc. Những người thực hiện đạt kết quả cao rõ ràng không cần phải theo dõi nhiều. Tuy nhiên, nếu bạn giao cho họ những mục tiêu mới với nhiều yêu cầu khắt khe, thỉnh thoảng bạn nên giám sát tiến độ để biết được liệu họ có cần đào tạo, huấn luyện hay hỗ trợ thêm không.
Những nhân viên có vấn đề về năng lực thực hiện cần được giám sát cẩn thận hơn. Sự giám sát này có thể thực hiện dưới hình thức cuộc họp theo dõi hàng tuần hay hàng tháng. Ngoài ra, việc kiểm tra tiến độ hiệu suất làm việc dựa trên các kế hoạch phát triển, những cuộc họp này tượng trưng cho cơ hội huấn luyện và khuyến khích từ phía bạn.
Nếu bạn muốn khám phá những thông tin thú vị về làm việc từ xa, hãy truy cập website Agilearn nhé!
