Trong doanh nghiệp, đào tạo nội bộ yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và phòng ban khác nhau. Không chỉ yêu cầu chất lượng đào tạo được đảm bảo mà việc quản trị cả quy trình đào tạo cũng khiến các nhân sự L&D gặp nhiều thử thách.
Trong quá trình triển khai L&D, nhiều doanh nghiệp gặp phải những khó khăn liên quan tới phân tích nhu cầu đào tạo, triển khai hiệu quả và đánh giá hiệu quả sau đào tạo và xây dựng và duy trì văn hóa học tập. Dưới đây đi vào chi tiết những khó khăn phổ biến trong cả quá trình đào tạo L&D.
Khó khăn 1: Khó xác định đúng nhu cầu đào tạo nội bộ doanh nghiệp
Có một thực tế là khi triển khai các chương trình đào tạo nội bộ thường các nhân sự phụ trách L&D sẽ thực hiện theo một khung chương trình sẵn có. Điều này dẫn tới việc nội dung triển khai chung chung. Kết quả là nội dung triển khai chưa đáp ứng được nhu cầu trong công việc của nhân viên.
Nguyên nhân xuất phát từ việc chưa có kinh nghiệm triển khai chương trình L&D bài bản. Quy trình được viết ra bởi những cán bộ chưa có nhiềm kinh nghiệm hoặc không chuyên về L&D. Đặc biệt, có những doanh nghiệp thực hiện khảo sát nhu cầu đào tạo rất sơ sài, chung chung và lý thuyết chưa bám vào nhu cầu thực tế.
Khó xác định đúng nhu cầu đào tạo nội bộ doanh nghiệp
Gỡ khó khăn: Thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo thật kỹ lưỡng sẽ giúp lãnh đạo tìm ra được các kỹ năng quan trọng có ảnh hưởng tới sứ mệnh của công ty và những khoảng trống kỹ năng trong công ty của mình. Các doanh nghiệp phải chỉ ra: ai, khi nào, cần đào tạo cái gì? Nhu cầu đào tạo nhân sự doanh nghiệp phải gắn liền với thực tiễn kinh doanh.
1. Theo McKinsey,một bản đánh giá kỹ năng cần đạt được ba mục tiêu lớn:
- Xác định được các kỹ năng có sự ảnh hưởng lớn nhất tới kết quả của doanh nghiệp
- Tìm ra được nhu cầu cá nhân của các nhân viên
- Nhu cầu học tập cần gắn liền với sứ mệnh của doanh nghiệp
2. Thực hiện phân tích nhu cầu của nhân viên bằng các hình thức dưới đây:
- Phỏng vấn trực tiếp 1-1 với nhân viên, quản lý, khách hàng
- Bảng câu hỏi điều tra tìm ra những nhu cầu nhân viên muốn phát triển
- Phỏng vấn nhóm giúp tập hợp nhiều ý tưởng mới lạ, sáng tạo
- Quan sát nhân viên thực hiện công việc giúp quản lý tìm ra điểm yếu cần cải thiện
- Phân tích dữ liệu sẵn có của doanh nghiệp để đo lường chính xác nhu cầu cần đưa vào chương trình. Những dữ liệu từ các chương trình học tập trước đó hoặc dữ liệu về kết quả làm việc của nhân viên, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc,tỉ lệ khách hàng dừng mua sắm…
- Các xu hướng trong ngành giúp xác định những nhu cầu về các kỹ năng trong tương lai
3. Phân tích nhu cầu đào tạo sẽ cần xác định được những lỗ hổng trong kiến thức và kỹ năng của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần trả lời được những câu hỏi dưới đây sau khi phân tích nhu cầu:
- Liệu kỹ năng này có giúp chúng tôi đạt được mục tiêu tổ chức?
- Đào tạo có phải là giải pháp giải quyết được khoảng trống kỹ năng này?
- Những nhân viên nào cần khoá đào tạo này?
Các bước phân tích nhu cầu đào tạo
Khó khăn 2: Khó khăn khi bố trí thời gian đào tạo nhân sự
Việc tập hợp được tất cả nhân viên và sắp xếp một khoảng thời gian đáp ứng được nhu cầu của họ là việc vô cùng vất vả, tạo ra không ít khó khăn cho những người quản lý lớp học. Đa số các nhân viên đều bận rộn, thực hiện đào tạo trong giờ làm việc sẽ yêu cầu cân đối thời gian làm việc với học tập. Trong khi ngoài giờ làm việc, những công việc cá nhân, gia đình, công tác lại gây cản trở cho việc học.
Việc này đặc biệt khó khăn cho việc triển khai đào tạo kiểu tập trung, đặc biệt là những khóa đào tạo tập trung dài ngày.
Gỡ khó khăn:
- Tránh các buổi đào tạo trực tiếp vào những ngày cuối tuần hoặc sau giờ làm, hạn chế việc di chuyển tối đa cho việc đào tạo.
- Đầu tư vào học online qua thiết bị di động chính là một trong những phương pháp đào tạo hiệu quả mà tất cả nhân viên có thể học tập mọi lúc, mọi nơi.
- Cân nhắc sử dụng phương pháp học Microlearning thay vì tập trung đào tạo dài ngày giúp rút ngắn thời lượng học tập mà hiệu quả cao. Học qua Video, học qua Checklist, Infographic là những cách học nhanh, đơn giản không tốn quá nhiều thời gian của người học.
- Ưu tiên việc đánh giá học tập,tương tác ngắn và đi thẳng vào vấn đề trên các nền tảng xã hội. Từ đó giúp nhân viên có cơ hội lắng nghe những hồi nhanh chóng về lộ trình học tập của họ.
Khó khăn trong bố trí thời gian đào tạo nhân sự
Khó khăn 3: Nội dung học thiết kế quá lý thuyết
Các khóa đào tạo chỉ hiệu quả nếu nhân viên được hỗ trợ và khuyến khích áp dụng các kỹ năng kiến thức mới vào công việc. Tuy nhiên, trong thực tế, phần lớn những kỹ năng được học trong khóa đào tạo lại không được sử dụng trong công việc. Dẫn tới việc lãng quên gần như toàn bộ các kiến thức đã được học.
Có rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan dẫn tới việc nội dung đào tạo nội bộ bị trôi đi. Một phần do bảng phân tích nhu cầu đào tạo chưa bám sát với nhu cầu thực tế trong công việc của các nhân viên. Phần khác do cách học tập trung quá nhiều vào lý thuyết mà không có ứng dụng cao trong thực tế ngay tại thời điểm học cũng khiến cho người học không hứng thú.
Đào tạo lý thuyết mặc dù giúp nâng cao nhận thức nhưng đây chắc chắn sẽ không phải là giải pháp tối ưu. Hãy luôn kèm theo các tình huống thực tế để nhân viên có thể phát triển toàn diện.
Gỡ khó khăn:
- Thiết kế chương trình chú trọng nguyên tắc “70-20-10”. Đây là quy tắc thường được dùng bởi các chuyên gia đào tạo và phát triển thường áp dụng khi tổ chức các chương trình phát triển nhân viên: 70% quá trình đào tạo sẽ được tiến hành khi nhân viên thực hiện công việc, 20% được thực hiện thông qua quá trình phản hồi hoặc các mối quan hệ, 10% là lý thuyết.
- Đa dạng cách học có tính tương tác cao giúp người học gắn kết. Ví dụ như học tập thông qua tình huống, học qua mô phỏng trò chơi, các ví dụ có thật trong thực tế…
- Cập nhật các kiến thức/kỹ năng đào tạo mới liên tục nhanh chóng giúp duy trì sự mới mẻ và đáp ứng được các nhu cầu về kỹ năng mới nhất cần có.
Nội dung học thiết kế quá lý thuyết
Khó khăn 4: Kinh phí đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp eo hẹp
Kinh phí dành cho đào tạo là một trở ngại lớn khi thực hiện đào tạo nội bộ. Mặc dù các lãnh đạo doanh nghiệp ý thức được tầm quan trọng của L&D nhưng ngân sách dành cho L&D vẫn luôn là bài toán khó. Ngân sách cần không chỉ đủ để chi trả cho các khoản đào tạo dài hạn và ngắn hạn mà cần đáp ứng được mục tiêu phát triển hàng năm của công ty.
Việc lựa chọn các khung đào tạo sẵn có giúp tiết kiệm chi phí nhưng lại thường không đáp ứng được các nhu cầu thực tế. Trong khi đó nếu tự xây dựng chương trình đào tạo riêng cho doanh nghiệp thì quá tốn kém.
Gỡ khó khăn:
- Chuyển hướng đào tạo sang trực tuyế. Đào tạp trực tuyến giúp tiếp kiệm tương đối lớn các khoản chi cho di chuyển và địa điểm và tiết kiệm cả phí quản lý, điều hành lớp học.
- Sử dụng hệ thống học tập trực tuyến LMS với mức phí hợp lý. Tiết kiệm mà hiệu quả, giúp cho doanh nghiệp có thể triển khai đào tạo tới nhiều nhân viên cùng một thời điểm.
- Áp dụng Webinars thay cho các buổi seminar gặp mặt trực tiếp cũng là một cách hạn chế chi phí dịch chuyển và tiết kiệm thời gian tổ chức.
Chi phí đào tạo của doanh nghiệp eo hẹp
Khó khăn 5: Khó khăn trong đánh giá hiệu quả và duy trì việc học tập sau đào tạo
Đây là một trong những khó khăn mà rất nhiều các doanh nghiệp gặp phải. Rất khó để có thể đo lường được hiệu quả chính xác của một chương trình đào tạo. Mục tiêu đào tạo không đạt, tỉ lệ người học bỏ dở giữa chừng và kiến thức không được áp dụng vào thực tế là những ví dụ cụ thể.
Ngoài ra các yếu tố khách quan khác như nhân viên chuyển việc sau đào tạo, chuyển cơ quan thì một trong những nguyên nhân gây ra khó khăn sau khi kết thúc khoá học xuất phát từ việc đào tạo không gắn liền với các mục tiêu tổ chức và không có công cụ đo lường khoa học.
Gỡ khó khăn:
- Mục tiêu của việc đo lường là nhằm đảm bảo kết quả đào tạo gắn liền với chiến lược và các mục tiêu kinh doanh. Nếu việc huấn luyện nhiều nhân viên mà không đạt được mục tiêu đo lường này cho thấy kỹ năng đó không cản thiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Xác định nhu cầu, mục tiêu bằng phương pháp SMART( Specific. Measurable. Achievable.Realistic.Time-based)
- Sử dụng các thước đo ngắn hạn đối với kết quả của khoá đào tạo như:
– Nghiên cứu mức độ hài lòng của người học
– Số lượng chứng chỉ đạt được
– Kết quả kiểm tra của khóa học
– Đánh giá kết quả
- Bên cạnh đó sử dụng các chỉ số dài hạn liên quan tới mục tiêu của tổ chức hay các chỉ số phát triển kinh doanh, gia tăng doanh thu của doanh nghiệp.
- Tham khảo theo mô hình 4 cấp độ của Kirkpatrick, một mô hình kinh điển trong việc đánh giá hiệu quả các chương trình đào tạo doanh nghiệp. Mô hình có thể áp dụng cho cả đào tạo trực tuyến và trực tiếp.
L&D khó khăn trong đánh giá hiệu qur và duy trì việc học tập sau đào tạo
Trên đây là một số thách thức thường gặp trong quá trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp và cách tháo gỡ những khó khăn kèm theo để tăng hiệu quả đào tạo tối đa.
