Để giúp ngăn chặn sự lây lan liên tục của COVID-19, các công ty và tổ chức trên toàn cầu đã chuyển sang làm việc từ xa. Điều này đã dẫn đến một số lượng lớn người chưa từng có làm việc ở nhà – và đối với nhiều nhân viên ở xa, đó thực sự là một khoảng thời gian của sự không chắc chắn và cần điều chỉnh.
Rakuten đã thực hiện các biện pháp phòng ngừa sớm để ưu tiên an toàn cho nhân viên trong khi vẫn đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh. Là một phần của các biện pháp phòng ngừa này, công ty đã khuyến khích nhân viên trên toàn thế giới làm việc ở nhà của họ.
Mặc dù linh hoạt hơn và có thể gia tăng năng suất, làm việc ở nhà cũng đem đến một loạt các thách thức, từ những khó khăn trong việc thiết lập một môi trường làm việc tốt và giao tiếp hiệu quả với nhóm, đến giải quyết sự cô đơn, thậm chí là lo lắng sâu sắc của mỗi cá nhân.
Hãy cùng trò chuyện với các quản lý cấp cao của Rakuten từ khắp nơi trên thế giới để tìm hiểu cách họ làm việc ở nhà, từ đó các chiến lược để thành công cùng Agilearn nhé!
Làm việc ở nhà
Làm việc ở nhà ở Nhật Bản thế nào?
Rakuten News Network, nguồn chính thức của công ty về truyền thông nội bộ, đã tạo ra một video về những cách sáng tạo mà nhân viên Rakuten tại Nhật Bản đã nghĩ ra để nâng cao năng suất. Video giới thiệu những cách thức mới để giữ kết nối, duy trì sức khỏe và gắn kết các thành viên trong nhóm.
Duy trì thói quen. Chuẩn bị cho thành công.
Tôi đã làm việc ở nhà được vài tuần và đã học được một vài bài học quan trọng trong thời gian đó để theo kịp cảm giác về kinh doanh như thường lệ. Quan trọng nhất, hãy chắc chắn rằng bạn thiết lập một thói quen buổi sáng như bình thường: ăn mặc như đi làm (có thể thoải mái hơn một chút), trang điểm và bước đến không gian làm việc. Giữ thói quen làm việc ở nhà – pha trà trước khi bắt đầu và bước ra khỏi bàn làm việc thường xuyên.
– Abi Jacks, Phó Chủ tịch Marketing quốc tế, phụ trách Quảng cáo của Rakuten – tại Thành phố Brighton, Anh.
Ms Abi Jack
Nhớ đứng dậy và đi lại thường xuyên
Vì bạn không ở văn phòng, nên có thể hơi khó để được nhắc nhở thường xuyên về việc đi lại. Đặt hẹn giờ. Di chuyển xung quanh. Đừng ngồi một chỗ quá lâu. Cân nhắc chế độ ăn uống. Đừng quá bị cám dỗ bởi những đồ ăn không lành mạnh. Một chế độ ăn uống hợp lý và một chút thời gian cho tập thể dục sẽ giúp bạn luôn ở trạng thái tốt nhất.
– Michael Potter, Phó Chủ tịch Kỹ thuật, Phòng Công nghệ Quảng cáo Toàn cầu – Thành phố Salt Lake
Ưu tiên sức khỏe tinh thần
Vào thời điểm khó khăn này, điều quan trọng nhất là chăm sóc sức khỏe tinh thần. Nghỉ giải lao để làm điều gì đó bạn thích, kết nối với đồng nghiệp qua một cuộc trò chuyện video không chính thức để uống cà phê hoặc ăn trưa cùng nhau, hoặc đi dạo và tự hỏi bản thân “tôi đang làm như thế nào?” là một số cách giúp cải thiện sức khỏe tinh thần của bạn khi làm việc ở nhà.
– Andrea Lekic, Trưởng nhóm Phát triển tài năng, Rakuten Kobo – Toronto
Hiểu được những gì “không làm”
Khi nói đến làm việc ở nhà, nhiều người trong chúng ta biết cái gì “phải làm”, nhưng không biết rằng “những gì không làm” cũng quan trọng không kém. Đừng làm việc trên giường hoặc ghế sofa bởi vì nó không chỉ gây hại về năng suất, mà còn cho sống lưng của bạn. Đừng làm việc ở nơi bạn có thể dễ dàng bị phân tâm, như trước màn hình TV. Tránh làm việc gần nhà bếp, nơi việc nấu ăn đang được tiến hành! Tiếng ồn, mùi và tất cả những gì xảy ra trong nhà bếp có thể phá vỡ sự tập trung cho công việc – ngay cả khi bạn là một chuyên gia đa nhiệm.
– Narendra Narayana, COO, Rakuten Ấn Độ – Bengaluru
Mr Narendra Narayana
Giữ tinh thần vui vẻ!
Đội ngũ của chúng tôi sử dụng 30 phút dành cho các ý tưởng sản phẩm mới. Chúng tôi gặp nhau tại một cuộc “trò chuyện sáng tạo” hàng ngày, không liên kết với bất kỳ dự án hiện tại nào, để giữ cho mọi thứ thật thú vị, hấp dẫn và giữ được tinh thần sáng tạo. Nhưng nó không phải tất cả đều chỉ là công việc mà không có vui chơi – chúng tôi cũng giới thiệu những thử thách nhỏ thú vị để giữ cho mọi người có động lực. Chẳng hạn như một cuộc thi về khoảnh khắc làm việc ở nhà điên rồ nhất và sau đó nhóm sẽ bỏ phiếu.
– Dipanjan Basu, Trưởng phòng Sản phẩm và Kỹ thuật, Rakuten Châu Âu – Luân Đôn
Hãy thử kỹ thuật Pomodoro
Tôi sử dụng đồng hồ bấm giờ, đồng hồ cát hoặc đồng hồ nhà bếp (một ứng dụng cũng tốt), đặt khoảng thời gian 25 phút và thực hiện các nhiệm vụ trong khoảng thời gian ngắn này. Giữa các phiên làm việc, tôi tự thưởng cho mình những khoảng nghỉ ngắn, một bữa tiệc ngọt ngào hoặc dành thời gian trên mạng xã hội.
Một hiệu ứng tâm lý tích cực khác: Bạn có thể thấy rằng ngay cả những nhiệm vụ khó chịu rồi cũng kết thúc. Tất nhiên tôi đã không phát minh ra phương pháp này – nó gọi là Kỹ thuật Pomodoro. Bằng cách này, bạn chia thời gian làm việc của bạn thành nhiều khoảng thời gian và có thể theo dõi quản lý thời gian cá nhân dễ dàng. Những bước nhỏ cũng có thể dẫn đến thành công khi làm việc ở nhà!
– Milana Kogan, Giám đốc truyền thông cao cấp, Rakuten Đức – Berlin
Ms Milana Kogan
Tìm các kênh để tương tác và trao đổi
Kể từ khi chúng tôi chuyển sang làm việc ở nhà, tôi đã tổ chức các cuộc trò chuyện cà phê buổi sáng hàng ngày với nhóm của mình qua video. Nó giúp chúng tôi bắt đầu ngày mới một cách thường xuyên tạo cơ hội để giải quyết các câu hỏi liên quan đến công việc cũng như cá nhân hoặc các vấn đề gia đình, hỗ trợ lẫn nhau.
Đôi khi chỉ đơn giản là chia sẻ một số câu chuyện cười. Mỗi ngày thứ hai chúng tôi cũng mời một số thành viên từ các đội khác tham gia để trò chuyện về cà phê. Nó thực sự giúp chúng tôi giữ tinh thần cho một thời gian làm việc ở nhà lành mạnh và hiệu quả. Chỉ cần lấy một tách cà phê và bắt đầu một ngày mới!
– Jurgita Kolonsinskaite, Trưởng phòng Nhân sự, Rakuten Châu Âu – Barcelona
Hãy chắc chắn rằng bạn có các công cụ cần thiết
Hãy tạo cho mình một không gian làm việc hiệu quả. Tốt nhất là có cửa sổ. Bạn cần ánh sáng mặt trời. Nó cũng nên bình tĩnh và riêng tư. Bạn có thể tiếp tục sử dụng các phòng khác trong nhà để nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống gia đình. Đảm bảo bạn có tất cả các thiết bị và công cụ bạn cần – rõ ràng nhất là kết nối internet ổn định và đủ nhanh. Sau khi ổn định, hãy lên một danh sách việc cần làm rõ ràng trong ngày. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, tôi chắc chắn có thể khuyên bạn nên có một con mèo làm đồng nghiệp khi làm việc ở nhà.
– Fabian Gumucio, Giám đốc Nam Âu, Rakuten Kobo – Paris
Mr Fabián Gumucio
Hãy tử tế với chính mình
Không sao cả khi bạn làm việc ở nhà. Tôi liên tục thấy các cập nhật trên phương tiện truyền thông xã hội về việc sử dụng thời gian này để sáng tạo, phát triển và vượt qua mọi thứ khỏi danh sách việc cần làm của bạn.
Điều này thật tuyệt nếu như tôi, bạn thấy yên tâm khi có một lịch làm việc bận rộn và thực hiện nhiều dự án. Tuy nhiên, tôi nhận thấy rằng nhiều người cảm thấy rất căng thẳng. Hãy tử tế với bản thân.
– Trish Pomar, Giám đốc, Tiếp thị Kỹ thuật số, Quảng cáo Rakuten – Brighton
