Giải đáp 15 câu hỏi lớn nhất về cách làm việc từ xa

,
Giải đáp 15 câu hỏi lớn nhất về làm việc từ xa

Đại dịch Covid đang và sẽ thay đổi căn bản cách thức hoạt động của nhiều tổ chức trong tương lai gần. Các chính phủ và doanh nghiệp trên thế giới đều yêu cầu những người có triệu chứng chủ động tự cách ly và những nhân sự còn lại cần tránh tiếp xúc gần khi giao tiếp. Làm việc từ xa sẽ trở nên phổ biến hơn. Làm thế nào để các nhà lãnh đạo, quản lý và từng nhân viên nhanh chóng thích nghi và thực hiện sự thay đổi đột ngột này? 

Agilearn xin gửi tới bạn phần hỏi đáp được trích từ một cuộc gọi video gần đây của người đăng ký HBR (Harvard Business Review). Trong đó, Tsedal Neeley – giáo sư tại Trường Kinh doanh Harvard – cung cấp những hướng dẫn về cách làm việc hiệu quả tại nhà, quản lý các cuộc họp ảo và dẫn dắt các nhóm trong giai đoạn khủng hoảng này. Trong sự nghiệp của mình, Neeley đã dành tới hai thập kỷ để giúp các công ty học cách quản lý các đội phân tán.  

1. Các tổ chức đã chuẩn bị cho sự chuyển đổi đột ngột này?

Việc các tổ chức có quy mô và phạm vi rất lớn gồm 5.000 hay 10.000 nhân viên yêu cầu mọi người làm việc tại nhà đột ngột như vậy là điều chưa từng có. Vì vậy, câu trả lời là không. Các tổ chức chưa hề  có sự chuẩn bị cho sự chuyển đổi bất ngờ này.

2. Điều đầu tiên mà các nhà lãnh đạo và quản lý nhân sự có thể làm để giúp nhân viên của họ sẵn sàng?

Đó chính là cơ sở vật chất. Doanh nghiệp có nguồn lực công nghệ phù hợp để đảm bảo quy trình công việc? Những thành viên nào có máy tính xách tay? Liệu những người này có thể dễ dàng đảm bảo phối hợp trơn tru không? Họ sẽ có phần mềm cần thiết để có thể thực hiện công việc, tham gia cuộc gọi hội nghị? 

Còn những nhân viên không có máy tính xách tay thì sao? Làm thế nào để bạn chắc chắn rằng họ có thể truy cập vào các tài nguyên cần thiết để làm việc? Các nhà quản lý trực tiếp phải rất nhanh chóng đảm bảo rằng bất kỳ nhân viên cũng có thể truy cập đầy đủ, không ai cảm thấy bị bỏ lại phía sau.

3. Những người không quen với làm việc từ xa phải làm gì để sẵn sàng về tâm lý?

Tự đề ra các quy định và thiết lập những cách giúp tăng cường kỷ luật cho từng ngày. Lịch trình bắt đầu và thời gian kết thúc. Một nhịp điệu mới hình thành. Sáng thức dậy, vệ sinh cá nhân, sau đó bắt đầu các hoạt động công việc trong ngày. Hãy chắc chắn rằng từng ngày làm việc đều được lập kế hoạch sẵn. Nếu bạn là một người hướng ngoại và có nhiều liên hệ, cuộc gặp gỡ với người khác, hãy chắc chắn rằng điều đó vẫn được thực hiện. 

Hãy tự hỏi: Làm thế nào tôi sẽ bảo vệ bản thân khỏi cảm giác cô đơn hoặc bị cô lập và luôn khỏe mạnh, năng suất, tràn đầy sức sống? Hãy tạo thói quen cho bản thân mình. Hãy luôn nghĩ rằng, bạn thực sự sẽ thích thú với việc làm việc tại nhà. Bạn có thể nghe những bản nhạc yêu thích, linh hoạt về thời gian của mình. Mỗi ngày trôi qua đều là một ngày vui vẻ. 

Đối với người quản lý, họ cần kiểm tra sát sao mọi thành viên trong nhóm. Hãy chắc chắn rằng họ không chỉ thiết lập, lên kế hoạch tốt mà còn đảm bảo nhịp điệu và sự tiếp xúc. Thường xuyên hỏi thăm nhân viên rằng: Quá trình chuyển đổi đột ngột và nhanh chóng hiện nay có đảm bảo hiệu quả với bạn không?

4. Làm thế nào để thực hiện kiểm tra nhân viên? Với nhóm sẽ như thế nào? Với từng người sẽ ra sao? Qua điện thoại? Hoặc trò chuyện video?

Đầu tiên, bạn cần giao tiếp với nhóm. “Chúng tôi không biết rằng điều này sẽ kéo dài bao lâu. Nhưng tôi muốn chắc chắn rằng tất cả các bạn đều sẵn sàng và có những gì mình cần để hoàn thành công việc”. 

Có thể giao tiếp qua video, điện thoại hoặc Slack. Hãy sử dụng một trong những hệ thống nhắn tin tức thì như Slack. “Điều gì là cách tốt nhất để chúng ta làm việc cùng nhau?” Bạn sẽ giúp mọi người thực hiện và khiến họ tự tin rằng nó thực sự hỗ trợ tốt cho công việc.

Sau khi sắp xếp xong, hãy gặp gỡ nhóm ít nhất một lần/tuần. Trong một môi trường phân tán, tần suất liên lạc không thể giảm. Nếu cần một cuộc họp, hãy tiếp tục với tất cả các đội và thành viên từng đội, những nhân viên mới, những người làm việc trong các dự án quan trọng và những người cần liên hệ thường xuyên. 

Một điều không thể bỏ qua, nhà quản lý cần duy trì, bổ sung một số hoạt động cải thiện tinh thần như: giờ hạnh phúc, giờ giải lao, cùng ăn trưa (cùng một giờ và quan sát nhau qua video call). Những hoạt động này đóng vai trò duy trì những kết nối đã có tại văn phòng. 

Có một nghiên cứu phong phú cho thấy các nhóm ảo có thể hoàn toàn ngang bằng với các nhóm thông thường về sự tin cậy và hợp tác. Yếu tố khác biệt duy nhất là tính kỷ luật cao hơn.

Giải đáp 15 câu hỏi lớn nhất về làm việc từ xa

5. Làm việc tại nhà ảnh hưởng đến sức khỏe tâm lý như thế nào? Nhà quản lý có thể làm gì để đảm bảo rằng mọi người đang tập trung, tận tâm và hạnh phúc?

Mọi người đã quen với những cuộc trò chuyện phiếm với đồng nghiệp. Chúng thực sự là một phần quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc. Làm thế nào để tạo ra chúng? Đối với một số nhóm và cá nhân, nó sẽ là tin nhắn tức thời liên tục. Đối với những người khác, nó sẽ là cuộc trò chuyện điện thoại trực tiếp hoặc cuộc gọi video nhóm. Một số ứng dụng gợi ý: WhatsApp, WeChat hoặc Viber. Và đừng quên: Tập thể dục cũng rất quan trọng đối với sức khỏe tinh thần.

Nhà quản lý có thể khuyến khích những loại điểm tiếp xúc tốt cho sức khỏe tâm lý. Mọi người sẽ không thể tìm thấy một cách chủ động. Do đó, nhà quản lý cần đóng vai trò phổ biến tới các thành viên.

6. Ba ưu tiên hàng đầu mà các nhà lãnh đạo có thể thực hiện để xây dựng một nền văn hóa làm việc từ xa hiệu quả?

Có tới hơn 10.000 cuốn sách bằng tiếng Anh bày bán trên Amazon về cách hướng dẫn làm việc từ xa. Tại sao lại nhiều như vậy? Bởi vì điều này rất khó thực hiện và các nhà quản lý phải tích cực nghiên cứu. 

Trước tiên, hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm luôn luôn biết được những gì đang diễn ra. Bạn cần truyền đạt những gì xảy ra ở cấp độ tổ chức. Bởi vì khi ở nhà, nhân viên ít nhiều sẽ có cảm giác xa rời tập thể. Họ tự hỏi những gì xảy ra tại công ty, với khách hàng, tác động tới mục tiêu chung. Giao tiếp là vô cùng quan trọng. Vì vậy, lãnh đạo nên thường xuyên gửi email nhiều hơn, chia sẻ nhiều hơn.

Trong giai đoạn này, mọi người cũng sẽ bắt đầu lo lắng về các mục tiêu doanh thu và những thứ khác liên quan. Vì vậy, nhà lãnh đạo sẽ phải đảm bảo rằng họ cảm thấy mọi chuyện vẫn đang ổn. 

Cuối cùng, là đảm bảo rằng không có thành viên nào cảm thấy so với người khác, mức độ tương tác của mình với quản lý ít hơn. Ở nhà, mọi người sẽ có xu hướng tưởng tượng ra những thứ họ chưa bao giờ nghĩ đến. Vì vậy, nhà quản lý cần đảm bảo mức độ tương tác với tất cả như nhau. Cuối cùng, khi điều hành các cuộc họp nhóm của mình, hãy cân bằng thời gian phát sóng để đảm bảo yếu tố nghe – nhìn.

7. Những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến năng suất như thế nào?

Năng suất chắc chắn sẽ suy giảm? Không. Năng suất có thể được duy trì, thậm chí gia tăng bởi vấn đề di chuyển và những phiền nhiễu nơi văn phòng đã biến mất. Tất nhiên, bạn ở nhà và việc thời gian làm việc có thể bị xen ngang bởi những tương tác với người thân hoặc con cái. Điều đó sẽ cần phải được giải quyết. 

Một vấn đề khác là khả năng xử lý vấn đề không thể nhanh chóng như khi trao đổi, làm việc trực tiếp bên ngoài. Điều đó có thể tạo ra sự chậm trễ. Nhưng nếu duy trì được sự kỷ luật, sẽ không có chuyện năng suất bị suy giảm.

8. Nếu chính sách làm việc từ xa diễn ra trong thời gian dài, làm thế nào để nhà quản lý đo lường năng suất và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên?

Điều quan trọng nhất tôi muốn nói với mọi người quản lý: “Bạn phải tin tưởng nhân viên của mình”. Đây là thời điểm mà chúng ta phải chú ý đến lời khuyên của Ernest Hemingway: “Cách tốt nhất để tìm hiểu xem bạn có thể tin tưởng ai đó hay không là tin tưởng họ”. 

Bạn không thể nhìn thấy những gì mọi người đang làm. Nhưng hãy trang bị cho nhân viên những phương pháp phù hợp, giao nhiệm vụ, luôn luôn thực hiện việc kiểm tra và hy vọng năng suất sẽ đảm bảo như mong muốn. 

Bạn không thể theo dõi quá trình. Vì vậy đánh giá của bạn sẽ phải dựa trên kết quả công việc của nhân viên. Hình thức làm việc từ xa đã có từ rất lâu. Hiện nay, đã có những công nghệ cần thiết để không chỉ hỗ trợ làm việc mà còn cả hợp tác. Doanh nghiệp cần có những công cụ truyền thông đến toàn tổ chức cho phép lưu trữ và thu thập dữ liệu, thực hiện những cuộc trò chuyện một-nhiều người, để chia sẻ, tìm hiểu các vấn đề liên quan đến công việc.

9. Cách tổ chức cuộc họp online hiệu quả nhất? Những lời khuyên để có thể làm rõ mục tiêu, phương pháp điều hành cuộc họp, cách giao tiếp và những vấn đề liên quan

Đầu tiên, bạn phải có một vài quy tắc cơ bản. “Mọi người, khi chúng ta tổ chức những cuộc hop, chúng ta sẽ làm nó một cách đúng đắn nhất, chúng ta sẽ tắt điện thoại, chúng ta không kiểm tra email và những nhiệm vụ khác”. Tôi khuyến khích có video trực tiếp nếu bạn có thể làm điều đó. Khi mọi người có thể nhìn thấy người khác, điều đó tạo nên sự khác biệt, và khi đó bạn tin tưởng mọi người theonhững quy tắc này
Thứ hai là: bởi vì bạn không còn những cuộc nói chuyện face-to-face và mọi người phải học cách thích nghi làm việc từ xa tại nhà, hãy dành 6-7 phút đầu tiên của cuộc họp để hỏi han mọi người. Đừng vào thẳng chủ đề công việc, thay vào đó, hãy hỏi tất cả mọi người rằng mọi người đang cảm thấy thế nào. Hãy bắt đầu với những người đang có tâm trạng phấn khích nhất hoặc đang có tâm trạng bất ổn nhất hoặc những người hay nói ít nhất. Bạn cũng nên chia sẻ, nhờ vậy bạn có thể nắm bắt được hành vi của mọi người, sau đó, ban giới thiệu về những nội dung chính và đặt những câu hỏi, sử dụng những công nghệ như Zoom, Skype
Cuối cùng, bạn cần phải tiếp tục theo dõi cuộc họp như vậy với những cuộc trao đổi thêm để đảm bảo mọi người đã nghe và hiệu bạn và đảm bảo với những kết quả đầu ra. Giả sử rằng bạn có một cuộc hội thảo về một chủ đề, bạn theo sát nó với email và những tin nhắn trên Slack. Bạn nên có nhiều điểm chạm qua nhiều phương tiện truyền thông để tiếp tục của thảo luận.

10. Làm thế nào để cuộc trao đổi phức tạp với yếu tố cảm xúc cao vẫn diễn ra trơn tru khi mà mọi người không gặp mặt trực tiếp?

Bạn chỉ có thể đưa ra 1 hoặc 2 chủ đề bởi bạn sẽ không có đủ thời gian và cơ hội để thúc đẩy công việc tiếp diễn sau cuộc họp. Bạn không thể đi tới từng nhà của mọi người để theo sát. Vì vậy, xác định định bạn đưa ra cái gì, khi nào và làm thế nào bạn làm điều đó là rất quan trọng. Nhưng bạn vẫn có thể có những cuộc trao đổi.

Điều này cho phép mọi người tán thành hay không tán thành nhằm duy trì sự sắc bén trong suy nghĩ của nhóm. Đôi khi trong không gian ảo, mọi người không cảm thấy tâm lý an toàn, vì vậy sẽ có thể không nói ra những điều họ nên nói và khi đó bạn có thể tạo ra sự không đồng tình – luôn luôn là công việc, nhiệm vụ, triển khai và không bao giờ phê phán cá nhân.

11. Trường học đóng cửa. Làm thế nào để giải quyết vấn đề  về gia đình?

Những ông chủ nên chuẩn bị cho những cuộc thảo luận như vậy và giúp mọi người nghĩ cách vượt qua những vấn đề đó. Ranh giới giữa công việc công ty và công việc gia đình đã xem vào giữa, vì vậy quản lý cần phát triển những kỹ năng mới cùng những chính sách mới hỗ trợ cho nhóm. Điều này có thể bao gồm việc linh hoạt hơn trong giờ làm việc của nhân viên. Bạn không phải ăn trưa lúc 12h, bạn có thể cho chó đi dạo lúc 2 giờ chiều. Những vấn đề cần trở nên linh hoạt hơn, quản lý cần phải tin tưởng nhân viên rằng họ sẽ làm những việc tốt nhất của họ

12. Chúng ta đã nói về giao tiếp nội bộ. Vậy lời khuyên nào cho những phiên trao đổi và làm việc với khách hàng?

Chúng tôi đã chứng kiến những cuộc gọi điện thoại video online tương tác với khách hàng. Bạn cũng làm những điều tương tự. Hãy sử dụng bất kỳ công cụ nào có thể để tương tác 1-1 với khách hàng. Bạn có thể không tham dự được bữa tối với khách hàng nhưng còn vô số cách. Hãy trở nên sáng tạo.

13. Bạn sẽ làm gì trong một tổ chức mà ở đó có sự pha trộn giữa những người lao động chân tay và người giám sát? Hay với những người không có điều kiện thuận lợi để làm việc từ xa?

Những tổ chức đó cần phải tìm ra cách hỗ trợ những công nhân như vậy, một vài hành động có thể giúp họ vì nếu không là bạn hoàn toàn cô lập họ – những người vô cùng quan trọng tới sự vận hành chung. Tôi sẽ tìm kiếm giải pháp và giúp họ kết nối và đảm bảo rằng họ vẫn có giá trị, và đưa họ vào những kế hoạch mới.

14. Nếu dù với nỗ lực đó, nhân viên vẫn cảm thấy khó khăn, mất tập trung, cô độc, bạn sẽ làm gì?

Nếu bạn cảm thấy những dấu hiệu như: lượng email ít đi hay sự trao đổi trong nhóm bị gặp nhiều khó khăn hơn và gây ra sự ức chế – hãy nói với họ. Tăng cường liên lạc và khuyến khích mọi người cũng làm vậy.

Hãy hiêu mọi người đang ở đâu và cung cấp cho họ những gì họ cần. Tổ chức cũng cần đảm bảo cung cấp đủ những dịch vụ hỗ trợ cho nhân viên kịp thời. Khi bạn bất ngờ đưa một người khỏi quy trình làm việc thường nhất và lại kết nối với những người còn lại thì đó là một sự kết thúc, một vài người sẽ gặp khó khăn và cần sự giúp đỡ. Tôi đã khuyên các CEO của các tổ chức cần hiện diện nhiều hơn ngay lúc này – qua các video hội thảo hoặc đoạn video quay hình để giúp mọi người tự tin và bình tĩnh.

15. Cuộc khủng hoảng này đang thay đổi cách vận hành và tổ chức của các nhóm?

Cuộc khủng hoảng này sẽ mở rộng khả năng/ kỹ năng điều hành. Các tổ chức, các nhóm và mọi người sẽ trải nghiệm với làm việc từ xa. Nhiều người đã luôn muốn kiểm tra việc này nhằm mở rộng lực lượng lao động hoặc khả năng tiếp cận. Mọi người sẽ không phải thích nghi với cách làm việc này mãi mãi nhưng kinh nghiệm này sẽ tăng cường khả năng của mọi người.

Nếu bạn có thể thấy được từ một góc độ tích cực từ cuộc khủng hoảng này thì bạn đã phát triển cho mình được một kỹ năng hữu dụng cho tương lai của bạn. Đó là hy vọng lớn nhất của tôi.

Nguồn: Harvard Business Review

0 bình luận

Viết bình luận

Bạn muốn thảo luận về bài viết này không?
Mời bạn chia sẻ!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *