Lập dự trù chi phí đào tạo hiệu quả

,
lap-du-tru-chi-phi-dao-tao-hieu-qua

Phát triển ngân sách đào tạo hoặc phát triển chuyên môn cho nhân viên luôn là một nhiệm vụ khó khăn đối với những người làm công tác nhân sự. Rõ ràng về nhu cầu đào tạo cụ thể và chi phí liên quan là rất quan trọng cho mục đích lập kế hoạch ngân sách. 

Tuy nhiên, đã không ít lần các nhà quản lý nhân sự phàn nàn về việc phát sinh đào tạo bất chợt hay những dự tính thiếu chính xác làm nguồn ngân sách đào tạo lúc thì bỏ xa dự định, lúc thì không biết đào tạo gì tiếp.  

Bạn có thể làm giảm bớt một số những vấn đề gây nhức nhối này bằng cách thực hiện sự chuyên nghiệp của mình trong quá trình lập dự trù ngân sách đào tạo và phát triển cho doanh nghiệp. Dưới đây là một vài yếu tố rõ ràng và không quá rõ ràng mà bạn nên xem xét khi phát triển ngân sách đào tạo của mình:

Đánh giá nhu cầu đào tạo

Đánh giá nhu cầu đào tạo có thể cải thiện đáng kể khả năng dự đoán ngân sách đào tạo của bạn trong năm và thậm chí là nhiều năm tới. Tốt nhất là tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo hàng năm. Đánh giá nhu cầu đào tạo có thể tự tiến hành trong nội bộ hoặc bạn có thể cần nhờ đến các chuyên gia bên ngoài để có được thông tin chính xác hơn. 

Một đánh giá như thế này có thể giúp xác định nơi các cơ hội cải tiến trong tổ chức của bạn. Có rất nhiều vấn đề cần được đánh giá về đào tạo và phát triển nhân lực trong một doanh nghiệp, thậm chí cả bao gồm rủi ro nhân sự. Bạn có thể xác định những điều này bằng cách nói chuyện trực tiếp với người của bạn và xem số liệu công việc về họ. Tuy nhiên, bạn phải là người am tường về đánh giá nhân sự nhất là đánh giá đối với các cấp quản lý. Thực tế, dựa trên số liệu công việc, hiệu suất của các cá nhân, các chuyên gia sẽ cho bạn biết những điều gì và cấp độ nhân sự nào thì cần cải thiện ra làm sao.

Khi tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo chính thức, việc phân chia nhu cầu theo vùng miền, địa điểm, bộ phận, cấp độ nhân viên, v.v … sẽ giúp bạn đưa ra một kế hoạch rõ ràng bao gồm nội dung đào tạo theo từng cấp độ và cũng ảnh hưởng đến cả việc lựa chọn phương án đào tạo và từ đó ảnh hưởng tới ngân sách. Chẳng hạn khi biết có các nhóm lớn cần đào tạo giống nhau, sẽ rất dễ dàng hơn để biết liệu đào tạo theo lớp học có phải là câu trả lời hay nên sử dụng hội thảo trên web hoặc tham gia học tập elearning.

Chi phí quản trị

Chi phí quản lý mà bạn có thể dự trù ngân sách thực sự phụ thuộc vào quy mô công ty của bạn. Nếu bạn là một tổ chức nhỏ và công việc hành chính đơn giản thì việc đào tạo có thể được Bộ phận Nhân sự có thể đảm đương một cách thủ công nhưng dễ dàng. Đơn giản như việc lên lịch đào tạo cho một nhóm 60 người, ba lần một năm và có thể giữ mọi thứ được theo dõi trong một bảng tính đơn giản, khối lượng công việc quản trị đào tạo của bạn có thể rất tối thiểu.

Tuy nhiên, nếu bạn là một tổ chức lớn hơn cần theo dõi và đánh giá đào tạo hơn 1000 nhân viên, bạn cần đầu tư vào LMS (hệ thống quản lý học tập) để ghi chép, theo dõi và báo cáo tất cả các chương trình đào tạo của bạn. Khi đó, chi phí cho quản trị đào tạo chắc chắn sẽ cần bạn cân nhắc và dự toán đầy đủ.

Huấn luyện viên nội bộ

Các tổ chức cỡ lớn thường có các huấn luyện viên nội bộ để đào tạo nhân viên mới hoặc đào tạo các kỹ năng mềm. Họ được trả lương để đào tạo hay dạy cách đào tạo nhân viên về một chủ đề cụ thể. Điều này là lý tưởng cho các tổ chức không những có nguồn lực mà còn dày công xây dựng một đội ngũ đào tạo nội bộ. 

Tuy nhiên, đó cũng là nguồn lực mà bạn cần tính toán kỹ lưỡng vào chi phí triển khai đào tạo hằng năm của doanh nghiệp. Với phần còn lại với đa số các doanh nghiệp có quy mô bé hơn, làm thế nào để bạn cũng có những huấn luyện viên với chi phí tối ưu? 

Giải pháp đầu tiên là khi bạn chưa giỏi hãy nhường lại công việc này cho các chuyên gia thực sự, trong quá trình phát triển và phối hợp đào tạo cũng là lúc bạn có thể gửi gắm và phát triển dần các huấn luyện viên nội bộ. 

Lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp theo cấp độ nhân sự 

Đối với việc học hỏi để phát triển lên chuyên nghiệp, đặc biệt là cho nhân viên có tiềm năng trở thành lãnh đạo, điều quan trọng là hỗ trợ những nhân viên đó thông qua các mục tiêu của họ. Phương thức huấn luyện thường dành tập trung cho các nhân viên chủ chốt như cấp độ senior hay executive. Huấn luyện có thể được kết hợp với các đánh giá giúp xác định quản lý tiềm năng và các lĩnh vực cải tiến để tập trung.

Các chương trình kèm cặp, elearning có thể được phát triển cho những nhân viên có thể không (hoặc chưa mong muốn) đảm nhiệm vị trí cao nhưng vẫn đang tìm cách phát triển như một chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn. Các chương trình kèm cặp có thể tự thiết lập trong nội bộ công ty hay trong các phòng ban. Trong đó, nhân viên cấp cao hơn đang tư vấn cho nhân viên cấp mới hoặc nhân viên cấp dưới giúp họ làm được việc và trở nên chuyên nghiệp.

Mỗi cấp độ nhân viên với nội dung đào tạo khác nhau và hình thức đào tạo cũng khác nhau. Do đó, dựa trên việc đánh giá ban đầu bạn sẽ cần cụ thể nội dung, hình thức đào tạo để có thể có dự toán ngân sách tối ưu hơn cho doanh nghiệp.

Chi phí trực tiếp (cơ bản)

Cho dù bạn đang sử dụng một công ty bên ngoài hoặc một người hướng dẫn nội bộ, có một danh sách các câu hỏi bạn phải trả lời và những điều bạn phải tính đến, liên quan đến chi phí trực tiếp, khi phát triển ngân sách đào tạo của bạn như phí giảng viên, yêu cầu công nghệ, di chuyển, và nhiều hơn nữa. Tại đây, danh sách một vài chi phí trực tiếp cần xem xét và có thể được áp dụng:

  • Các chi phí cho học viên như di chuyển, ăn ở, ăn uống, vv
  • Các chi phí cho Giảng viên như di chuyển, ăn ở, ăn uống, vv
  • Phí giảng viên
  • Cho thuê cơ sở
  • Chi phí công nghệ
  • Tài liệu (sách bài tập, video, v.v.)
  • Đánh giá
  • Thực phẩm và đồ uống

Và hơn thế nữa

Những chi phí gián tiếp

Có một số chi phí gián tiếp bạn cũng phải tính khi phát triển ngân sách của mình. Những chi phí gián tiếp này bao gồm những thứ như nhân viên mất thời gian và tác động đến tổ chức. Trên thực tế, nếu các tổ chức tính toán cẩn thận số lượng thời gian bị chiếm dụng của nhân viên dành cho các phương thức đào tạo offline, huấn luyện thì có thể đây là một chi phí đáng kể. 

Điều này cũng ảnh hưởng đến bất kỳ vị trí nào có thể cần thay thế để điền vào trong thời gian đào tạo của họ và chi phí đó phải được tính. Tất nhiên, việc này bạn có thể hạn chế phần nào qua việc sắp xếp thời gian đào tạo, phương thức đào tạo phù hợp với mỗi nội dung cần đào tạo.

Nguồn: yourerc.com

 

0 bình luận

Viết bình luận

Bạn muốn thảo luận về bài viết này không?
Mời bạn chia sẻ!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *