Đi trước trong kế hoạch hậu đại dịch

, ,
di-truoc-trong-ke-hoach-hau-dai-dich

Đại dịch Covid-19 để lại những ảnh hưởng đáng lo ngại. Là người đứng đầu doanh nghiệp, có thể bạn đã thiết lập những nhóm phản ứng nhanh, làm tất cả những gì để đảm bảo an toàn cho đội ngũ và hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, từng đó vẫn chưa đủ khi doanh nghiệp vẫn đang đứng trước và phải đối phó với vô số sự không chắc chắn ở phía trước.

Sau tác động trực diện của Covid-19, tiếp theo sẽ là cú sốc kinh tế lớn nhất kể từ Thế chiến thứ II. Và nó không chỉ là một cú sốc kinh tế, nó còn là cú sốc đối với hành vi của khách hàng và mô hình kinh doanh. Những thách thức liên quan đến nó sẽ lớn hơn những gì chúng ta từng đối phó. Để xử lý chúng, bạn cần áp dụng một mô hình hoạt động phù hợp với mức độ không chắc chắn cực độ mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt.

Khởi động một nhóm lập kế hoạch sớm

Hầu hết các công ty sẽ rất dễ bị tổn thương trước sự sụp đổ kinh tế của các biện pháp cách ly xã hội mở rộng. Vì số lượng vấn đề mà doanh nghiệp của bạn đang phải đối mặt có thể sẽ leo thang nhanh chóng, nên việc cần thiết lúc này là khởi động một NHÓM LẬP KẾ HOẠCH TRƯỚC để vượt qua giai đoạn tiếp theo của cuộc khủng hoảng.

Nhóm lên kế hoạch trước sẽ giúp nâng cao tầm nhìn của bạn lên trên phản ứng hàng ngày mà nhóm đối phó khủng hoảng đang xử lý. Mục tiêu của nó là cho phép tư duy theo kiểu mô-đun, có thể mở rộng mà bất kỳ CEO nào cũng cần để điều hướng tình huống chưa từng có và phát triển nhanh chóng này. Nhóm lên kế hoạch trước sẽ cung cấp kế hoạch hành động chiến lược để hướng dẫn và đẩy nhanh quá trình ra quyết định của bạn.

Các tổ chức quân sự, chuyên xử lý các cuộc khủng hoảng quy mô lớn, thường thiết lập các nhóm đặc nhiệm để thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt như liên lạc và thu thập thông tin tình báo. Tuy nhiên, tất cả họ đều sử dụng các nhóm lên kế hoạch trước cho những người ra quyết định quan trọng để tận dụng khi giải quyết các vấn đề phức tạp và leo thang.

Nhóm lập kế hoạch của bạn nên được giao nhiệm vụ thu thập thông tin tình báo hướng về phía trước, phát triển các kịch bản và xác định các tùy chọn và hành động cần thiết để hành động chiến thuật và chiến lược. Không giống như một nhóm chiến lược thông thường, nó sẽ phải lập kế hoạch xuyên suốt mọi thời gian (từ hai, bốn đến bảy ngày; từ hai đến bốn tuần; từ một đến hai quý; từ một đến hai năm; và giai đoạn bình thường tiếp theo) để cho phép bạn tiếp tục nắm được các vấn đề leo thang và các quyết định mà cần phải đưa ra trong thời điểm không chắc chắn cao này.

Một nhóm lên kế hoạch đưa ra các kịch bản, đề xuất cho các hành động và thời điểm kích hoạt cho Giám đốc điều hành và nhóm quản lý để có thể quyết định hành động đúng đắn. Các quyết định sẽ được thông báo cho nhóm khủng hoảng hoặc các bộ phận khác của tổ chức để thực hiện. Nếu cần làm rõ thêm, nhóm lên kế hoạch sẽ thu thập thêm thông tin để giảm bớt sự không chắc chắn.

Điều quan trọng, cấu trúc của nhóm kế hoạch trước là mô-đun, với các phần riêng lẻ tập trung vào các vấn đề cụ thể trong các khoảng thời gian. Khi các vấn đề mới xuất hiện, bạn có thể cần thêm các phần mới. Điều này sẽ cho phép nhóm mở rộng quy mô phù hợp với mức độ khủng hoảng.

Mặc dù các nhân viên từ một nhóm chiến lược thông thường có thể là một phần của nhóm lên kế hoạch trước, nhưng trách nhiệm của nhóm khác xa với tầm nhìn thông thường của chức năng chiến lược. Lập kế hoạch trước ngày hôm nay đòi hỏi một nỗ lực tận tâm, với một giám đốc điều hành cấp cao và chịu trách nhiệm cho một đội ngũ kế cận.

Nhiệm vụ đầu tiên, nhóm cần phát triển một phiên bản của kế hoạch hành động khủng hoảng chiến lược bằng cách thực hiện qua khung năm vấn đề sẽ được nêu ở phần tiếp theo. Tốc độ là điều cốt yếu, và chờ đợi câu trả lời hoàn hảo có thể phản tác dụng: bạn cần đối phó với sự không chắc chắn, đừng để nó làm tắc nghẽn việc đưa ra quyết định của bạn. Nhóm lên kế hoạch của bạn sẽ cần cập nhật và cải thiện kế hoạch liên tục với hiểu biết mới.

Làm việc trên năm khung hành động trên nhiều khung thời gian

Phản ứng tốt nhất để điều hướng qua cuộc khủng hoảng COVID-19 và sự phục hồi tiếp theo sẽ khác nhau tùy theo hoàn cảnh của một công ty. Đối với một số người, chỉ cần giữ bình tĩnh và tiếp tục sẽ là phương pháp tối ưu. Những người khác có thể cần phải thực hiện tái cấu trúc căn bản chi phí và mô hình kinh doanh của họ ngay lập tức.

Ngay cả khi bạn đánh giá khóa học tốt nhất về tương lai, một điều không nên làm là dựa vào những gì chúng ta thường thấy trong các quy trình hoạch định chiến lược thông thường: tránh sự không chắc chắn hoàn toàn hoặc đưa nó vào phân tích rủi ro ở phía sau của bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng một kế hoạch hành động khủng hoảng chiến lược để hướng dẫn phản ứng của bạn thông qua các giai đoạn tiếp theo của cuộc khủng hoảng khi các sự kiện diễn ra.

Để sản xuất kế hoạch này, bạn cần phải đối đầu với sự không chắc chắn. Nhóm lên kế hoạch của bạn cần phải làm việc qua năm khung sau:

  1. Có được một cái nhìn thực tế về vị trí bắt đầu của bạn.
  2. Phát triển các kịch bản cho nhiều phiên bản trong tương lai.
  3. Thiết lập tư thế và hướng đi rộng.
  4. Xác định hành động và triển khai chiến lược mạnh mẽ trong các kịch bản.
  5. Đặt điểm kích hoạt thúc đẩy tổ chức của bạn hành động đúng lúc.

Chúng ta không thể nhấn mạnh đủ ý tưởng: tốc độ là điều cốt yếu. Nhóm lên kế hoạch của bạn phải đi thật nhanh, đưa ra câu trả lời sớm cho vấn đề và lặp lại với tốc độ cao. Nếu các vấn đề hoặc cơ hội mới xuất hiện, hãy thêm các mô-đun cho nhóm lên kế hoạch trước của bạn; đừng chậm lại. Vài tuần và tháng tiếp theo sẽ định hình tương lai của công ty bạn và có thể là ngành của bạn.

Luôn đi đầu trong cuộc đua với thời gian

Trong những thời điểm như thế này, việc có tốc độ nhanh nhất quan trọng hơn việc có một kế hoạch tuyệt vời bởi vì các kế hoạch nhanh chóng trở nên lỗi thời. Đi trước trong cuộc đua với thời gian có nghĩa là thực hiện các bước sau:

  1. Chuyển đổi hành động và danh mục đầu tư của bạn thành một kế hoạch hành động khủng hoảng chiến lược, được đưa ra một cách lý tưởng và quyết định được khởi xướng bởi thông qua một mô phỏng trên bàn.
  2. Quay trở lại tất cả các sáng kiến ​​trong kế hoạch cho các mục tiêu và điểm quyết định gần . Điều đó sẽ cung cấp cho bạn khả năng hiển thị và cho phép bạn chỉ đạo hành động trong thời gian thực.
  3. Tạo một tập hợp các chỉ số được tổng hợp thành một tháp điều khiển đóng vai trò là hệ thống cảnh báo sớm để báo hiệu kịch bản nào đang xuất hiện. Công việc của bạn không phải là không thể biết mà là người đầu tiên biết và nhanh nhất hành động. Điều này đòi hỏi một trọng điểm có thể nhìn thấy các tín hiệu đầu tiên, kết hợp với một kế hoạch linh hoạt và sẵn sàng hành động trên các điểm kích hoạt.

Ngoài ra, một thực tế của nhiều công ty mà ngân sách hiện tại của họ cạn và họ không có cách nào đáng tin cậy để thiết lập ngân sách mới. Điều này sẽ buộc một cách tiếp cận nhanh nhẹn hơn nhiều để phân bổ nguồn lực, có lẽ là một trong những hoạt động nước rút hàng quý. Các khoản tài trợ sẽ được kiểm soát và phân bổ, cũng cần phải có các điểm kích hoạt để đầu tư hoặc cắt giảm thêm. Bạn có thể phải phá hủy sự tách rời giữa các chức năng chiến lược và tài chính một cách nhanh chóng.

Đó là tất cả, bạn có thể cảm thấy rất nhiều, và rất có thể bạn không tự quản lý nó. Đó là lý do tại sao, ngay cả khi nhóm khủng hoảng của bạn bận rộn để duy trì hoạt động kinh doanh, bạn nên có đội ngũ lập kế hoạch có thể mở rộng theo mô-đun của mình để hỗ trợ chu trình lập kế hoạch lặp đi lặp lại của bạn trong suốt cuộc khủng hoảng, cho dù vấn đề có lớn đến đâu.

Lược dịch từ: Getting ahead of the next stage of the coronavirus crisis, McKinsey

0 bình luận

Viết bình luận

Bạn muốn thảo luận về bài viết này không?
Mời bạn chia sẻ!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *