‘Dạy nhân viên câu cá’ – Rèn luyện tính chủ động trong công việc

, ,
day-nhan-vien-cau-ca-ren-luyen-chu-dong-cong-viec

Có nhiều ích lợi từ việc xây dựng tính chủ động trong công việc cho nhân viên như giảm thiểu lỗi và rủi ro của dự án, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện dịch vụ khách hàng… Nhân sự được đào tạo đúng cách sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng và chất lượng hơn.

Ngoài ra, đào tạo có thể hạn chế việc nhân viên bất lực khi xử lý một số công việc và phải trình bày quá nhiều vấn đề lên cấp quản lý. Từ đó tiết kiệm nhiều thời gian để cấp trên tập trung vào các mục tiêu và giải quyết những thách thức mang tầm vĩ mô hơn.

Nhân viên phải hiểu “Mình làm cái này để làm gì?” 

Nguyên tắc cơ bản nhất của việc này đơn giản là nhân viên sẽ có hiểu biết vững chắc về chức năng công việc chính của họ. Ví dụ, kế toán có trách nhiệm thực hiện việc kiểm kê các con số hàng ngày và không được mong đợi sẽ đặt nhiều câu hỏi cho người quản lý của mình.

Chuyện gì sẽ xảy ra nếu có điều gì đó bất thường? Nhân viên chỉ được đào tạo, kiến ​​thức và kinh nghiệm cơ bản nhất rất có thể sẽ cần phải tìm đến sếp để được hướng dẫn.

Để giảm số lượng câu hỏi như thế, các doanh nghiệp đang mở rộng phạm vi đào tạo nhân viên bằng cách đưa thêm những tình huống có thể xảy ra, đi kèm tips/trick vào trong giáo trình huấn luyện. Nhưng thật phi thực tế khi nghĩ rằng với cách làm đó, nhân viên có thể giải quyết được mọi tình huống có thể xảy ra. Bởi khó khăn trong công việc là muôn hình vạn trạng, nhiều rắc rối xảy ra mà không thể lường trước.

Thay vào đó, các tổ chức nên cố gắng huấn luyện các phương pháp, bản chất cốt lõi để nhân viên có thể tự mình giải quyết các tình huống lạ lẫm mà không cần phải tìm đến người quản lý.

Rèn luyện tính chủ động trong công việc bằng cách nào?

Ví dụ, với tình huống giả định trên, tổ chức có thể đào tạo kế toán về cách nghiên cứu và gửi đến vị trí này câu trả lời cho các tình huống không phổ biến của một kế toán. Từ đó, họ có thể tự tìm lời giải đáp.

Nói cách khác, hãy đưa nhân viên cần câu thay vì con cá. Một lợi ích khác của việc này là nhân viên sẽ có xu hướng lưu trữ kiến thức được học và áp dụng vào thực tế.

Khi nhân viên có thể tìm và thực hiện các giải pháp cho vấn đề của chính mình, họ có nhiều khả năng nhớ những gì đã học, cảm thấy tự tin hơn về khả năng của mình và tiết kiệm thời gian cho người quản lý – vốn đảm nhận trách nhiệm cao hơn.

Một tình trạng vô cùng phổ biến. Nhân viên thường xuyên quay sang sếp hoặc đồng nghiệp để đặt câu hỏi mà câu trả lời vốn dĩ vô cùng đơn giản và dễ tìm nếu có tính chủ động cao. Các công ty nên phổ biến rõ ràng những thông tin cần thiết và hướng dẫn nhân viên về cách tra cứu thông tin đó.

Có ba nguồn thông tin cơ bản cần được cung cấp cho nhân viên để giúp họ rèn luyện tính chủ động trong công việc:

1. Chính sách công ty

Mỗi công ty nên có các chính sách cơ bản để điều chỉnh hành vi của nhân viên, xác định kỳ vọng và phân định việc sử dụng các nguồn lực của công ty có thể sử dụng được. Sổ tay nhân viên là nguồn phổ biến nhất cho các chính sách này. Đây là công cụ cần được xem xét và cập nhật khi cần thiết.

Nhiều công ty thường đặt một số tài liệu ở định dạng trực tuyến trên mạng nội bộ của công ty, cung cấp quyền truy cập một cách thuận tiện khi thành viên muốn tìm kiếm thông tin cần thiết.

2. Hướng dẫn công việc

Tương tự như các chính sách của công ty, nhưng trong một định dạng chi tiết và kỹ lưỡng hơn, là các hướng dẫn công việc. Hướng dẫn công việc xác định quy trình và thủ tục để hoàn thành một số nhiệm vụ chung.

Ví dụ, một công ty sản xuất phải có hướng dẫn công việc về cách sản xuất. Bắt đầu từ nơi tìm các bộ phận cần thiết, cách sửa đổi và lắp ráp các bộ phận đó, cách xác minh chất lượng và hoàn thiện. Cuối cùng là nơi giao sản phẩm đã hoàn thành.

3. Kiến thức ngành

Không phải tất cả thông tin mà nhân viên cần đều được sếp của mình trả lời một cách rõ ràng, cụ thể. Nhân viên có thể đặt câu hỏi về thông tin có liên quan và chung cho toàn bộ ngành.

Ví dụ, một nhân viên có thể cần biết những quy định nào áp dụng cho việc xuất khẩu một sản phẩm cụ thể hoặc điểm nóng chảy của nguyên liệu thô được sử dụng trong sản xuất hàng hóa.

Các tổ chức nên xem xét việc tạo một thư mục các nguồn đáng tin cậy trả lời các câu hỏi như vậy để nhân viên có thể tham khảo khi cần.

Hành động từ người quản lý để nhân viên chủ động trong công việc

Làm thế nào để hành động của người quản lý góp phần vào việc nâng cao tính chủ động của nhân viên? Nếu một người quản lý có thể giúp nhân viên học cách trả lời câu hỏi và giải quyết vấn đề của chính họ, thì nhân viên sẽ trở nên tự lập, năng lực được cải thiện và tự tin hơn.

Phương pháp nâng cao tính chủ động trong công việc

Với thảo luận ở trên, doanh nghiệp có thể vạch ra một chiến lược đơn giản: Cung cấp các nguồn thông tin chính. Chẳng hạn như chính sách của công ty, hướng dẫn công việc và thông tin chung của ngành.

Nhưng Agilearn muốn tập trung nói đến vào một chiến lược dựa nhiều hơn vào phản ứng của người quản lý đối với nhân viên. Về cơ bản, các nhà quản lý nên hạn chế việc cung cấp cho nhân viên câu trả lời và giải pháp ngay cả khi quản lý biết đáp án và việc trả lời đó sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Điều này có vẻ ngược đời. Không phải mục tiêu là giải quyết các vấn đề và trả lời các câu hỏi càng nhanh và chính xác thì càng tốt hay sao? Vâng, đúng là như vậy. Nhưng, trong khi giải quyết vấn đề cho nhân viên trong mọi trường hợp có thể hiệu quả trong thời gian ngắn, thì đó không phải là cách xử lý tốt về lâu dài.

Để nhân viên tự vùng vẫy

Có nhiều cách để đưa lý thuyết vào thực tế. Một người quản lý có thể không có sẵn đáp án để trả lời câu hỏi. Nhân viên chỉ còn cách duy nhất là tự khám phá câu trả lời để giải quyết vấn đề.

Tất nhiên, không cung cấp câu trả lời để khuyến khích nhân viên tự mày mò không phải lúc nào cũng là hành động đúng. Nó gây hạn chế về mặt thời gian khiến nhân viên không còn đủ thì giờ để giải quyết những vấn đề quan trọng hơn.

Nhưng nếu một người quản lý khéo léo sử dụng cách này, thì đây là một phương án lâu dài để khuyến khích, rèn luyện cho nhân viên tự giác và chủ động trong công việc.

0 bình luận

Viết bình luận

Bạn muốn thảo luận về bài viết này không?
Mời bạn chia sẻ!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *