Đào tạo trong doanh nghiệp: Đã đến lúc phải chuyển đổi số!

Đào tạo trong doanh nghiệp: Đã đến lúc phải chuyển đổi số!

Ngày nay, đào tạo nhân viên cần tiêu tốn ít thời gian hơn, ưu tiên học trong công việc, học theo từng đợt nhỏ mà vẫn đạt hiệu quả và phù hợp với trách nhiệm công việc hiện tại của từng nhân viên. 

Nhờ vậy, nhân viên mới có thể cải thiện kiến thức và kỹ năng mà không bị cản trở hoạt động kinh doanh liên tục hay giảm năng suất. 

Làm sao để đạt được điều này? Chuyển đổi số trong đào tạo và phát triển nhân viên (T & D) là câu trả lời cho những nhu cầu hiện đại.

Đào tạo trong doanh nghiệp: Đã đến lúc phải chuyển đổi số!

Cách thức thực hiện chuyển đổi số trong T&D

Những công cụ khác nhau có thể sử dụng một cách hiệu quả để triển khai chuyển đổi số trong đào tạo và phát triển nhân sự.

Hệ thống quản lý học tập (Learning Management System – LMS)

Một LMS là yếu tố cốt lõi của đào tạo nhân viên số hóa. Các LMS hỗ trợ tạo và cung cấp tài liệu học tập cho các học viên, tổ chức sự hợp tác và giao tiếp giữa giảng viên và học viên, đánh giá kết quả đào tạo, theo dõi tiến độ và hơn thế nữa. Chúng chủ yếu được sử dụng trong đào tạo trực tuyến nhưng cũng phù hợp cho việc học tập kết hợp giữa đào tạo trong lớp học truyền thống và học tập điện tử. Trong khi các LMS trước đây thường tập trung vào quản trị khóa học, các hệ thống hiện đại tập trung vào người học và phân phối nội dung học tập hiệu quả.

Agilearn cung cấp LMS hiện đại lấy người học làm trung tâm, cho phép học tập chính thức, không chính thức và học tập xã hội (social learning) do khả năng hợp tác, nội dung và quản lý kiến thức. Nội dung học tập có thể xem đi xem lại trên máy tính để bàn và tất cả các loại thiết bị di động. Do đó, nhân viên có thể trải qua đào tạo tại nơi làm việc, ở nhà và thậm chí trên đường đi.

Ứng dụng di động

Ứng dụng di động đóng vai trò là một yếu tố bổ sung quan trọng của đào tạo số hóa và mở rộng khả năng của LMS. App học tập của Agilearn (các bạn có thể search “Agilearn” trên cả iOS và Android) cho phép truy cập 24/7 vào các tài liệu đào tạo từ thiết bị di động. Do đó, việc học trở nên khả dụng ngay cả đối với nhân viên làm việc tại các địa điểm xa. 

Các ứng dụng di động khác cũng có thể được sử dụng ở giai đoạn hậu đào tạo để nâng cao kỹ năng của nhân viên. Ví dụ, các ứng dụng mô phỏng âm thanh có thể giúp nhân viên thực hành giao tiếp với khách hàng thông qua mô phỏng các cuộc đối thoại trong đời thực. 

Công nghệ thực tế mở rộng (XR)

Công nghệ thực tế mở rộng (XR) là một trong những hình thức chuyển đổi kỹ thuật số nâng cao để hỗ trợ quá trình đào tạo và phát triển nhân sự. Các công nghệ này ngày càng phổ biến, mặc dù chi phí cao và  tốn nhiều thời gian để xây dựng và triển khai nội dung học tập 3D qua môi trường XR. 

XR bao gồm công nghệ thực tế ảo (VR), thực tế ảo tăng cường (AR), và thực tế hỗn hợp (MR). Tất cả đều mang đến trải nghiệm học tập nâng cao, đặc biệt là những ngành tập trung vào thực hành như sản xuất và chăm sóc sức khỏe. 

  • Thực tế ảo khiến người dùng đắm chìm trong một môi trường kỹ thuật số hoàn toàn nhân tạo.
  • Các dự án thực tế mở rộng các đối tượng ảo trên môi trường thế giới thực.
  • Thực tế hỗn hợp là một công nghệ kết hợp giữa VR và AR. Giống như AR, MR thể hiện các đối tượng ảo trên môi trường thế giới thực và nó cũng mang các đối tượng ảo vào thế giới thực cho phép người dùng tương tác với chúng.

Chuyển đổi số trong T&D trong thực tế 

Hãy cùng xem các công nghệ chuyển đổi kỹ thuật số thay đổi các loại hình đào tạo nhân viên khác nhau. Chúng tôi sẽ phân tích chuyển đổi kỹ thuật số theo định hướng LMS được hỗ trợ bởi các công cụ khác (ứng dụng di động, XR).

Định hướng và đào tạo nhân viên mới

Trước khi chuyển đổi số, tất cả tư liệu liên quan đến nhân sự của công ty chẳng hạn như liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới được phân tán tại các phòng ban khác nhau.

Các phiên bản cũ và mới, cũng như các bản sao giấy và điện tử được sử dụng cùng một lúc, gây ra một mớ hỗn độn.

Với chuyển đổi kỹ thuật số, định hướng và hội nhập trở nên dễ dàng hơn, nhanh hơn và thuận tiện hơn. Nó cho phép tạo ra một bộ lưu trữ tập trung cho tất cả các tài liệu của công ty. 

Do đó, tất cả các giấy tờ mà một nhân viên mới cần xem như thông tin về công ty và các chính sách của công ty, trách nhiệm công việc, v.v … luôn dễ dàng được tìm thấy. 

Hơn nữa, chuyển đổi kỹ thuật số giúp việc điền và ký hợp đồng tuyển dụng tạo thành một quy trình hoàn toàn trực tuyến. Bên cạnh đó, các công cụ kỹ thuật số cung cấp hướng dẫn định hướng từng bước với các mẹo, tác vụ, cuộc họp theo lịch và các sự kiện khác ngay trên máy tính để bàn của nhân viên. 

LMS có thể giúp nhân viên mới hòa nhập với công ty:

  • Cho phép tạo hồ sơ nhân viên trong mạng nội bộ của công ty
  • Cung cấp cho họ quyền truy cập vào hướng dẫn bắt đầu về thủ tục hành chính (đăng nhập máy tính, tiện ích mở rộng, thiết lập email, v.v.) và video giới thiệu với thông tin về sứ mệnh, giá trị, văn hóa doanh nghiệp, chính sách, lợi ích, v.v. tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hội nhập. 
  • Đơn giản hóa việc điền vào các biểu mẫu tuyển dụng mới do sử dụng các mẫu được tạo sẵn được lưu trữ trong các thư viện.
  • Tạo và cung cấp cho nhân viên nội dung học tập chung (đào tạo về sức khỏe và an toàn, chủ đề nhân sự, v.v.) và nội dung được cá nhân hóa (về dịch vụ khách hàng, mua sắm, kế toán, v.v.) liên quan đến công việc
  • Thông qua các bài kiểm tra và câu hỏi, LMS có thể giúp đánh giá nhân viên mới, xác định lỗ hổng kiến thức và lập bản đồ kế hoạch đào tạo cá nhân cho họ, cũng như xác định năng khiếu phù hợp với các loại nhiệm vụ khác nhau. 

Ứng dụng điện thoại: giống như LMS, nhân viên có thể lưu trữ nội dung học tập trực tuyến và thông tin hữu ích (chính sách của công ty, danh sách liên hệ,…) trên ứng dụng điện thoại. Điều đó giúp nhân viên mới chủ động hơn với môi trường mới. Các ứng dụng di động thường sử dụng trò chơi (gamification) để gắn kết và tăng động lực cho nhân viên. Và một nhân viên mới có thể nhận được giải thưởng khi họ khám phá được các địa điểm thú vị trong văn phòng. Một số ứng dụng (EmployeeConnect) sẽ hỗ trợ quá trình hòa nhập của nhân viên mới các tính năng nổi bật như sổ tay nhân viên, quản lý mô tả công việc, quản lý đào tạo định hướng,…

XR: MR cũng có thể hỗ trợ quá trình đào tạo và hội nhập của nhân viên mới. Nó cho phép người dùng xem và tương tác với nội dung 3D, trực quan hóa và thao tác dữ liệu trong thực tế qua việc sử dụng tai nghe. 

Microsoft SharePoint Spaces đã được giới thiệu tại Hội nghị SharePoint Bắc Mỹ vào tháng 5 năm 2018 đã cung cấp đào tạo định hướng cho nhân viên qua thực tế ảo 360 giúp họ tìm hiểu cấu trúc tổ chức và sơ đồ tổ chức. 

Tự học, học tập liên tục & microlearning 

Chuyển đổi số cho phép người học có thể truy cập liên tục vào bất cứ tài liệu đang có sẵn, không giới hạn số lần học một cuốn sách hay khóa cụ thể. Mang đến nguồn tri thức đa dạng qua sách, khóa học và bài kiểm tra ngay trên máy tính hay thiết bị di động, giúp người dùng có thể chủ động học hỏi kiến thức. Chuyển đổi số đã mang đến phương pháp học Microlearning – một giải pháp chia nhỏ các nội dung bài học, nhằm dễ dàng học tập hơn mọi lúc mọi nơi.

LMS: LMS khuyến khích tinh thần tự học của mỗi cá nhân, vì nó cung cấp quyền truy cập vào hầu hết các nội dung học tập cho nhân viên. Với SharePoint LMS, thật dễ dàng để tìm kiếm, tải xuống và theo dõi các cập nhật của nội dung học và xem lại khi cần. SharePoint LMS là một ví dụ điển hình của giải pháp Microlearning, khi đã tạo và cung cấp các bài học ngắn tổng hợp các ý chính trong quá trình đào tạo nhân viên. 

Ứng dụng di động: Ứng dụng di động giúp chúng ta có thể học ở bất cứ nơi đâu và tự kiểm tra kiến thức. Chúng có thể chứa đa dạng hình thức học tập trực tuyến (video, hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ,…) để hỗ trợ các tư liệu đào tạo dễ hiểu hơn với người dùng hoặc sử dụng cho các buổi thuyết trình, hội thảo tốt hơn. 

Ví dụ: Ứng dụng Skill Pill chuyên cung cấp các video đào tạo ngắn về chăm sóc khách hàng, quản lý, bán hàng và Marketing,…

Các ứng dụng di động là giải pháp tối ưu để thúc đẩy tinh thần tư học và triển khai giải pháp Microlearning với các nội dung học tập hấp dẫn như trò chơi, video tương tác, mô phỏng các tình huống thực tế,… để bổ sung cho LMS. 

XR: Do hạn chế về chi phí cao và điều kiện của từng cá nhân nên XR không hỗ trợ được nhiều cho quá trình tự học. Tuy nhiên đối với Microlearning thì doanh nghiệp có thể cung cấp các nội dung trải nghiệm công nghệ thực tế để tăng tương tác và hiểu rõ công việc. 

Đào tạo có giảng viên hướng dẫn 

Chuyển đổi số mang các khóa đào tạo được giảng, huấn luyện bởi những người có kinh nghiệm đến bất cứ đâu, bất cứ lúc nào và cho bất cứ số lượng học viên nào so với đào tạo trong lớp học truyền thống do kết hợp nhiều nền tảng, quá trình giao tiếp kỹ thuật số trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, các công nghệ thực tế mở rộng như XR sẽ giúp đào tạo nhân viên thông qua mô phỏng, giúp người dùng có thể thực hành nhưng không có rủi ro, đặc biệt phù hợp với đào tạo y khoa. 

LMS: LMSs có thể xây dựng một lịch trình đào tạo kết hợp những người hướng dẫn trong và ngoài doanh nghiệp, nhằm cung cấp nội dung học tập đa dạng và kiểm tra kiến thức. Nó cung cấp cho người dùng một lộ trình phát triển đa dạng (tài liệu, hình ảnh, nội dung âm thanh và video), và kết hợp đa phương tiện (hội thảo trực tuyến) từ các trang khác

LMS cho phép các học viên hoàn thành bài tập trực tuyến và gửi chúng để đánh giá. Đồng thời người dùng cũng có thể làm việc nhóm từ xa. LMS cung cấp cho nhân viên bài kiểm tra cho các nội dung đã học. Và hệ thống có thể thông báo cho người hướng dẫn và học viên về các sự kiện quan trọng (kỳ thi, bài kiểm tra, cuộc họp,..), có thể theo dõi tiến trình học và báo cáo kết quả đào tạo cho cấp trên. Nhân viên cũng có thể đưa ra phản hồi sau đào tạo về các chương trình và nội dung. 

Ứng dụng di động: Ứng dụng di động có thể hỗ trợ người hướng dẫn trong quá trình đào tạo. Học viên có thể đọc sách điện tử, cũng như làm các câu đố trên thiết bị di động của họ sau khi nghiên cứu một chủ đề mới. M-learning cũng cho phép người học kết nối nhanh chóng với người học khác hoặc người hướng dẫn khi họ có thắc mắc về khóa học, bài tập, bài kiểm tra, v.v. Các ứng dụng di động thường cung cấp khả năng chơi trò chơi, như bảng điểm, chứng chỉ và huy hiệu để trao giải cho người học một chủ đề, một khóa học hoặc vượt qua bài kiểm tra, v.v. Ví dụ, ứng dụng năng suất Habitica có thể trao thưởng cho nhân viên để hoàn thành các nhiệm vụ huấn luyện với các tính năng trong trò chơi như áo giáp chiến đấu, kỹ năng ma thuật hoặc thậm chí là nhiệm vụ.

XR: VR giúp nhân viên học hỏi từ mô phỏng. Ví dụ: Walmart sử dụng mô phỏng VR trong các khóa đào tạo do giáo viên hướng dẫn. Nhân viên có tai nghe VR đã được thử nghiệm trong các tình huống thực tế, chẳng hạn như bán hàng vào Black Friday. Họ được đào tạo để tương tác với khách hàng, giải quyết các vấn đề, v.v … một cách kịp thời và chuyên nghiệp. 

AR có thể cải thiện đào tạo thực tế của nhân viên. Ví dụ, sau khi tham dự một bài giảng về bảo dưỡng và sửa chữa động cơ máy bay, một nhân viên có một bài học thực tế về sửa chữa động cơ máy bay dưới sự giám sát của người hướng dẫn. Thực tập sinh sử dụng máy tính bảng có cài đặt phần mềm AR để quét động cơ máy bay thực sự cần sửa chữa. Sau đó, máy tính bảng phủ lên hình ảnh kỹ thuật số của các bộ phận động cơ và mẹo sửa chữa trên động cơ thực.

Cố vấn 

Mô hình cố vấn truyền thống vẫn chưa hiệu quả đối với người được cố vấn (ở đây là người học) và người cố vấn (hoặc hướng dẫn), vì nó thường được mặc định coi là một nhiệm vụ không được hướng dẫn nhưng rất tốn thời gian. Chuyển đổi số giúp tiết kiệm thời gian của người hướng dẫn mà không làm giảm hiệu quả của chương trình. Với các tính năng phân tích và báo cáo phong phú của các công cụ kỹ thuật số, người hướng dẫn có thể tìm hiểu mọi thứ về người học chỉ trong vài giây: tiến độ, số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành, …Bên cạnh đó, các nền tảng giao tiếp cho phép người được hướng dẫn liên hệ với cố vấn bất cứ khi nào họ cần sự giúp đỡ hoặc lời khuyên. Và kết hợp cùng các công nghệ thực tế mở rộng trong tư vấn làm cho trải nghiệm học tập của người học trở nên thú vị và ý nghĩa hơn, nâng cao hiệu quả. 

LMS: LMS có thể hướng dẫn người học và người hướng dẫn thông qua các chương trình tư vấn từ khi ghi danh đến đánh giá. Bên cạnh ghi danh tự động, LMS có thể cung cấp kết nối tự động người học với người hướng dẫn dựa trên bảng câu hỏi về các kỹ năng, tính năng cá nhân và các lĩnh vực quan tâm. LMS hỗ trợ người hướng dẫn lên lịch các nhiệm vụ, cuộc họp và các hoạt động khác cho học viên của mình. 

LMS cung cấp hàng loạt các nền tảng hỗ trợ làm việc nhóm như blog, chat, bảng thảo luận,… để người hướng dẫn và học viên luôn có thể liên lạc nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời cũng sẽ thông báo cho học viên về các kế hoạch học tập tiếp theo, báo cáo tổng kết số giờ dành cho chương trình, kết quả học của mentee, các chủ đề chính cần theo dõi, các mục tiêu học tập,… LMS còn nhận những phản hồi từ học viên về chương trình, người hướng dẫn qua khảo sát.

Ứng dụng di động: Hầu hết, ứng dụng di động được sử dụng để liên lạc giữa mentor và mentee. Tuy nhiên, chúng còn có nhiều tính năng mở rộng hơn. Ví dụ: Ứng dụng myKnowledgeMentor, bên cạnh việc cung cấp kết nối mentoring 24/7, cung cấp bảng điều khiển và giám sát hoạt động, phân tích tương tác, khảo sát và kiểm tra kiến ​​thức nhanh, v.v.

XR: Do tập trung vào trải nghiệm thực hành, công nghệ AR và MR rất phổ biến trong các chương trình tư vấn chăm sóc sức khỏe. AR có thể được sử dụng trong quá trình đào tạo các bác sĩ phẫu thuật. Học viên có thể tham dự một cuộc phẫu thuật được thực hiện bởi người hướng dẫn. Và người hướng dẫn sẽ chỉ cho họ vị trí thích hợp của vết mổ do quét CT scan trên cơ thể bệnh nhân. Người hướng dẫn cũng có thể sử dụng phần mềm MR để trực quan hóa các hệ thống và cơ quan của cơ thể người dưới dạng hình ba chiều cho người được hướng dẫn và cho phép họ điều khiển các hình ba chiều này bằng cử chỉ. Ví dụ, học viên có thể ‘tháo rời’ hộp sọ hình ba chiều thành các xương cấu thành để nghiên cứu chúng. 

Đã đến lúc doanh nghiệp phải chuyển đổi số trong đào tạo

Thật khó khi tưởng tượng việc đào tạo và phát triển nhân viên hiện đại mà không có công nghệ. Chuyển đổi số không chỉ cho phép trau dồi và cập nhật nhanh chóng các kỹ năng và kiến ​​thức cho nhân viên, và tăng thời gian gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các công cụ chuyển đổi số bao gồm tất cả các chức năng đào tạo chính từ khi hội nhập đến tự học và có thể được sử dụng độc lập (LMS) hoặc kết hợp với nhau như là sự bổ sung các trải nghiệm thực tế cho nhân viên để trải nghiệm của người dùng nên thú vị hơn (công nghệ di động và XR).

 

 

 

0 bình luận

Viết bình luận

Bạn muốn thảo luận về bài viết này không?
Mời bạn chia sẻ!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *