Xây dựng kế hoạch chi tiết để làm việc từ xa: Những bài học từ Trung Quốc

, ,
8 bài học từ Trung Quốc giúp xây dựng kế hoạch chi tiết để làm việc từ xa

Là ngôi nhà của rất nhiều công ty lớn nhất thế giới, Trung Quốc đem đến các bài học cho những cá nhân và tổ chức mới bắt đầu chuyển sang làm việc từ xa.

Từ Alibaba đến Ping An và Google đến Ford, các công ty trên toàn cầu đang yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà trong nỗ lực ngăn chặn sự lây lan của COVID-19.

Làm việc từ xa ở quy mô chưa từng có như vậy sẽ để lại ấn tượng lâu dài về cách sống và làm việc của mọi người trong nhiều năm tới. Trung Quốc, nơi cảm nhận được tác động đầu tiên của đại dịch, là nơi chuyển đổi sớm. Là ngôi nhà của một số công ty lớn nhất thế giới, Trung Quốc cung cấp những bài học cho những người mới bắt đầu nắm bắt sự thay đổi.

Làm việc tại nhà tăng vọt ở Trung Quốc sau cuộc khủng hoảng COVID-19 khi các công ty yêu cầu nhân viên của họ ở nhà. Khoảng 200 triệu người đã làm việc từ xa vào cuối kỳ nghỉ Tết Nguyên đán. Trong khi sự sắp xếp này có một số lợi ích, chẳng hạn như tránh đi lại lâu dài, thì nhiều nhân viên và công ty cảm thấy khó khăn. Một nhân viên tại một công ty internet đã thay đổi ngày làm việc của anh ấy thay đổi từ ‘996’, thành ‘007’, nghĩa là từ chín đến chín, 6 ngày một tuần, mọi thời điểm. Về mặt cá nhân, các nhân viên gặp khó khăn trong việc quản lý con em học tại nhà thông qua cuộc gọi video trong khi phối hợp với các đồng nghiệp ở xa. Ở cấp độ công ty, nhiều người cảm thấy rằng năng suất nhanh chóng bị giảm nếu không được quản lý đúng cách.

Bài viết này tập hợp kinh nghiệm của McKinsey giúp khách hàng có định hướng khi làm việc từ xa, phân tích nội bộ và hiểu biết sâu sắc từ các cuộc trò chuyện với các giám đốc điều hành ở Trung Quốc khi họ phản ứng với tình huống và giải quyết những thách thức.

Thực hiện đúng, làm việc từ xa có thể tăng năng suất và tinh thần; thực hiện không tốt, nó có thể gây ra sự kém hiệu quả, làm hỏng các mối quan hệ công việc và làm mất lòng nhân viên. Dưới đây là 8 bài học từ Trung Quốc có thể được áp dụng trên toàn thế giới, tùy thuộc vào hoàn cảnh:

1. Thiết kế một cấu trúc hiệu quả

Các nhóm hoặc toàn bộ đơn vị kinh doanh làm việc từ xa có thể nhanh chóng bị dẫn đến sự nhầm lẫn và thiếu rõ ràng. Bị cô lập dẫn đến sự không chắc chắn về việc nói chuyện với ai về các vấn đề cụ thể và cách thức, thời điểm tiếp cận chúng, dẫn đến tình trạng trì hoãn.

Đó là lý do tại sao thiết lập một cấu trúc để ra quyết định và giao tiếp hiệu quả là chìa khóa. Ở đây, các nhóm chức năng chéo nhỏ hơn có thể hữu ích, mỗi nhóm có một nhiệm vụ và báo cáo rõ ràng, trong đó có các hướng dẫn và nhiệm vụ dễ thực hiện. Điều này cũng đơn giản hóa với các nhân viên mới, những người có thể hòa nhập nhanh hơn trong một nhóm chặt chẽ, tại thời điểm mà quy mô rộng của tổ chức không thể nhìn thấy hoặc dễ dàng cảm nhận. Với ít nhân sự hơn trong mỗi nhóm, sẽ có nhiều thời gian hơn để tìm hiểu nhau và việc xây dựng niềm tin sẽ phát triển một cách hữu cơ hơn trong văn phòng.

Tại Bảo hiểm Ping An, công nhân thường được quy tụ lại trong những nhóm dự án, nhiều nhất là 30 thành viên, trong khi các đơn vị kinh doanh lớn hơn được chia ra để giúp họ làm việc một cách nhanh nhẹn.

Các nền tảng mạnh mẽ trên toàn công ty củng cố điều này, chẳng hạn như có một mục đích chung và các mục tiêu thống nhất. Việc cung cấp sự rõ ràng về những quyết định leo thang và những quyết định nào có thể được giải quyết ở cấp độ nhóm giúp thúc đẩy tiến trình.

Để giảm thiểu ảnh hưởng của việc các cửa hàng bán lẻ đóng cửa, một công ty thời trang hàng đầu đã thiết lập một phòng kiểm soát chiến lược và bố trí lại đội ngũ thành bốn đội đa chức năng để hỗ trợ tuyến đầu. Công ty đã thiết kế những cách thức tiêu chuẩn để phát sóng trực tiếp và thiết lập các thực tiễn tốt nhất trong nội bộ để khuyến khích nhân viên tuyến đầu sử dụng các công cụ bán lẻ mới để thúc đẩy doanh số từ xa.

Bài học: Thành lập các nhóm nhỏ, đa chức năng với mục tiêu rõ ràng và mục đích chung giúp mọi người tham gia, bám sát cùng một chiến lược.

2. Lãnh đạo từ xa

Quản lý con người là một trong những yếu tố khó khăn nhất của làm việc từ xa, không chỉ bởi vì mọi người sẽ phản ứng khác nhau trước sự thay đổi văn hóa và những thách thức của môi trường làm việc tại nhà.

Các nhà lãnh đạo cần tiếp thêm năng lượng cho toàn công ty bằng cách thiết lập một định hướng rõ ràng và truyền đạt nó một cách hiệu quả. Cung cấp một tầm nhìn mạnh mẽ và một triển vọng thực tế có thể có tác động mạnh mẽ đến động lực trong toàn tổ chức. Nó rất cần thiết để thúc đẩy một nền văn hóa hướng đến kết quả, trao quyền và giữ cho các nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành công việc, đồng thời khuyến khích giao tiếp cởi mở, trung thực và hiệu quả.

Trao quyền cho nhóm của bạn theo cách trả cổ tức. WeSure, một phần của công ty internet hàng đầu Tencent, đã tập hợp một nhóm phản ứng COVID-19 vào đầu năm để cung cấp bảo hiểm, miễn phí, cho các nhân viên y tế tuyến đầu. Alan Lau, Giám đốc điều hành của WeSure, tin tưởng vào đội nhóm, Alan nói rằng họ đã làm việc không ngừng nghỉ, trong đó có nhiều người từ các địa điểm xa sau khi kết thúc kỳ nghỉ Tết Nguyên đán, chứng tỏ họ có tầm nhìn phản ứng nhanh như thế nào.

Đối với các nhà quản lý, thách thức gặp phải là lãnh đạo, truyền cảm hứng và chỉ đạo nhóm của họ trong quá trình làm việc hàng ngày, trong khi vẫn ở xa. Gia tăng mức độ tương tác cũng có thể tác động tốt trong bối cảnh này.

Một giám đốc thông tin, trả lời một cuộc khảo sát của McKinsey, cho biết ông đã nhắn tin thông báo cho toàn bộ công ty những cập nhật thường xuyên bởi vì đó là một cách giao tiếp nhân văn hơn thông qua các kênh chính thức của công ty.

Khi làm việc trong các nhóm phân phối, gã khổng lồ thương mại điện tử Alibaba tăng tần suất liên lạc một-một với nhân viên hàng tuần và, trong một số nhóm, các thành viên gửi báo cáo hàng tuần cho các đồng nghiệp của mình, hoàn thành các kế hoạch cho tuần tới. Ứng dụng theo dõi năng suất của Alibaba mang tên DingTalk (Ding Ding) có các tính năng được tích hợp để tạo điều kiện thuận lợi bằng cách cho phép các nhà quản lý gửi tin nhắn thoại đến văn bản của họ và kiểm tra tiến trình.

Bài học: Xác định cách bạn giao tiếp cũng quan trọng như những gì đang nói, và nó cần được thực hiện một cách tự tin, nhất quán và đáng tin cậy.

3. Xây dựng văn hóa chăm sóc

Khi các công ty chuyển sang hình thức làm việc mới, điều quan trọng là phải thừa nhận rằng một số nhân viên có thể phải đối mặt với những áp lực khác khi ở nhà, bao gồm chăm sóc con cái khi trường học đóng cửa, dẫn đến cảm giác bị cô lập và bất an. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần tôn trọng và giải quyết các nhu cầu bổ sung này.

Đồng cảm là một yếu tố quan trọng ở đây, cung cấp một cách thức kết nối, thúc đẩy tính toàn diện và tạo cảm giác cộng đồng trong khoảng trống của sự tương tác vật lý. Tăng cường tương tác xã hội trong nhóm, đặc biệt là tương tác một-một, chống lại cảm giác bị cô lập, mất tinh thần và tạo không gian để mọi người lên tiếng và chia sẻ suy nghĩ. Bằng cách tạo ra cảm giác an toàn về tâm lý cho đồng nghiệp, hòa nhập trong việc ra quyết định và đưa ra quan điểm ở những thời điểm đầy thách thức, các nhà quản lý có thể tiếp cận gần hơn với những gì đang diễn ra, các vấn đề bề mặt và giúp nhóm của họ giải quyết vấn đề hiệu quả.

Một cách tiếp cận tương tự rất quan trọng khi giao dịch với khách hàng và người dùng, mang lại sự ổn định có giá trị và cho phép họ tự tin điều hướng các vấn đề chưa biết. Ví dụ, một ngân hàng toàn cầu đã yêu cầu các nhà quản lý quan hệ khách hàng kết nối với các khách hàng doanh nghiệp nhỏ thông qua WeChat và các cuộc gọi video để hiểu tình hình và giúp họ vượt qua khủng hoảng. Để làm như vậy một cách hiệu quả ở tầm quy mô, các nhà quản lý được hỗ trợ thông qua các chương trình sản phẩm chuyên dụng, bài viết trực tuyến, bản thảo để giao tiếp với khách hàng, và đào tạo nội bộ.

Bao hàm hơn nữa là sự thể hiện cuối cùng của sự đồng cảm. Tạo ra những kênh outlet để chia sẻ các thực tiễn tốt nhất, câu chuyện thành công, thử thách và trò chuyện đóng vai trò rất quan trọng để tạo ra sự kết nối con người. Cung cấp cho nhân viên không gian để theo đuổi các nỗ lực cá nhân hoặc xã hội, cung cấp một phạm vi kiểm soát rõ ràng và phân công các nhiệm vụ có ý nghĩa cũng có thể giúp thúc đẩy động lực.

Bài học: Kết nối ở cấp độ cá nhân và thấm nhuần sự đồng cảm trong văn hóa là những điều mang tính quan trọng gấp đôi khi làm việc từ xa.

4. Khám phá một thói quen mới

Rủi ro làm việc từ xa làm gián đoạn các luồng và nhịp điệu tồn tại tại văn phòng và có thể dễ dàng tạo ra sai sót hoặc bỏ lỡ các cuộc họp ảo quan trọng do lịch trình cố định. Dành thời gian với nhóm của bạn để giải quyết những chi tiết cụ thể về cách các thành viên làm việc cùng nhau. Bao gồm nhịp điệu hàng ngày, các ràng buộc cá nhân và các tiêu chuẩn cụ thể mà bạn sẽ cam kết và dự đoán những sai sót có thể xảy ra và cách bạn sẽ giảm thiểu chúng.

Làm thế nào các công ty lập kế hoạch và xem xét quy trình công việc cần phải thay đổi. Những thách thức của mô hình làm việc mới khi mọi người không ở cùng một văn phòng có thể được khắc phục bằng cách tạo ra một nhịp điệu được tạo nên từ yếu tố kỹ thuật số trong các cuộc họp. Một công ty bảo hiểm hàng đầu đã áp dụng các thực hành Agile trong các nhóm của mình, với hình thức kiểm tra hàng ngày và hàng tuần, lập kế hoạch nước rút và các phiên đánh giá.

Khi Alibaba áp dụng làm việc từ xa, họ cũng đảm bảo các cuộc họp được tổ chức chặt chẽ hơn. Một người được chỉ định để theo dõi thời gian và quản lý kết quả. Những thành viên trong nhóm có thể đánh giá mức độ hữu dụng của cuộc họp bằng cách sử dụng hệ thống đánh giá 5 sao cung cấp phản hồi ngay lập tức và những cách làm tích cực để đưa đội ngũ hướng về phía trước.

Để giải quyết thách thức khởi động một doanh nghiệp kỹ thuật số với một đội ngũ từ xa đông đảo, một công ty đã tạo ra một quy trình công việc mới với những yêu cầu về sản phẩm, trong đó nêu rõ việc sử dụng các công cụ, vai trò và trách nhiệm kỹ thuật số khi các yêu cầu chuyển từ ý tưởng sang xác nhận tới giai đoạn phân phối. Việc nhắc lại những cấu trúc ra quyết định như thế này luôn luôn cần thiết khi mọi người có thể giao tiếp trực tiếp, nhưng khi làm việc từ xa, chúng cũng không thể bị bỏ qua.

Bài học: Thiết lập những quy tắc làm việc chặt chẽ, quy trình làm việc và trao quyền là vô cùng quan trọng.

5. Tăng cường giao tiếp

Giao tiếp kém là một trong những lý do chính khiến làm việc từ xa không năng suất.

Làm thế nào để đảm bảo tương tác của nhân viên, hãy giải quyết bằng cách sử dụng một kho đầy đủ các kênh và công cụ, dù sẽ gặp khó khăn và đòi hỏi thử nghiệm.

8 bài học từ Trung Quốc giúp xây dựng kế hoạch chi tiết để làm việc từ xa 1

Chọn đúng kênh rất quan trọng. Gọi video nhóm là cách rất tốt để thảo luận về các chủ đề phức tạp trong thời gian thực và để tạo cảm giác cộng đồng, nhưng chúng đòi hỏi sự phối hợp và tập trung toàn bộ thành viên trong nhóm. Phần mềm cộng tác dựa trên kênh (trò chuyện) rất tốt để đồng bộ hóa nhanh chóng hoặc trả lời các câu hỏi một cách dễ dàng, trong khi email có thể được sử dụng để ghi lại kết quả và là kênh giao tiếp chính thức hơn. Những công cụ quản lý có thể được sử dụng để theo kịp các nhiệm vụ và quy trình.

McKinsey, khi làm việc từ xa với khách hàng, biết rõ những cuộc gọi video nhóm hiệu quả như thế nào, nếu tuân theo một vài quy tắc đơn giản. Đầu tiên, bạn cần một chương trình nghị sự và phân công người điều hành rõ ràng để theo dõi cuộc thảo luận. Máy ảnh trên thiết bị được bật trong suốt cuộc họp là điều cần thiết để đảm bảo mối quan hệ tương tác và thu nhận tín hiệu không lời. Trong trường hợp văn phòng tại nhà không hiển thị trên máy ảnh, hầu hết các phần mềm VC đều cung cấp hình nền ảo hoặc hình mờ. Để giải quyết vấn đề chung, đặc biệt hữu ích khi sử dụng màn hình hoặc bảng trắng ảo để cùng chỉnh sửa tài liệu.

Bài học: Chọn đúng kênh giao tiếp là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả trong công việc. Nếu bạn kéo nhân viên của mình từ chỗ này sang chỗ khác, bạn sẽ làm gián đoạn tiến trình công việc của họ và gây suy giảm năng suất.

6. Khai thác sức mạnh của công nghệ

Làm việc từ xa hiệu quả bắt đầu với những điều cơ bản, bao gồm kết nối internet nhanh, ổn định và an toàn, cũng như thiết lập môi trường văn phòng tại nhà tiện lợi. Mở rộng truy cập và băng thông VPN (mạng riêng ảo) là một trong những bước đầu tiên mà nhiều CIO đã thực hiện để cho phép nhân viên truy cập hệ thống từ xa. Làm việc từ xa cũng được trao quyền bởi bộ công cụ công nghệ SaaS (Software as a Service) cho phép các nhóm cùng tạo lập, giao tiếp, chia sẻ tài liệu và quản lý những quy trình một cách hiệu quả.

Một nguồn thông tin duy nhất, có thể truy cập bằng kỹ thuật số có thể là bảng điều khiển hiệu suất, sprint backlog hoặc kế hoạch kinh doanh, giúp mọi người liên kết với nhau.

Nhiều công ty Trung Quốc đã nhanh chóng áp dụng các giải pháp năng suất như DingTalk của Alibaba hoặc WeChat Work để giao tiếp và tổ chức các cuộc họp, đào tạo và diễn thuyết hàng tuần. Ví dụ, khi COVID-19 lan rộng, người dùng hoạt động hàng tháng của DingTalk đã tăng 66% lên hơn 125 triệu người. Nhiều công ty đa quốc gia đã đẩy nhanh các giải pháp năng suất mà họ đã sử dụng ở một số nước, như Slack, Microsoft Teams hoặc Zoom. Việc sử dụng hiệu quả các công cụ này đòi hỏi sự thay đổi trong nỗ lực quản lý bao gồm các nhóm đào tạo về cách sử dụng chúng và xác định những cách làm việc mới. Xác định những cách làm việc mới với các công cụ kỹ thuật số bằng cách đối chiếu các thực tiễn tốt nhất từ các nhóm khác nhau trong công ty có thể giúp tăng tốc độ áp dụng. McKinsey đã tạo ra một cổng thông tin nội bộ về hoạt động từ xa vô cùng tuyệt vời, tập hợp những bài học từ khắp công ty, với nội dung từ cách điều hành những phiên giải quyết vấn đề hợp tác đến các cuộc họp quyết định hiệu quả với khách hàng khi ở trên VC.

Ngoài ra, nhiều công ty đã tạo ra các ứng dụng đặc biệt để cho phép các đội tuyến đầu của họ duy trì hiệu quả trong quá trình làm việc từ xa. Ví dụ: một ngân hàng lớn đã tạo ra một chương-trình-nhỏ WeChat đặc biệt để cho phép các nhà quản lý quan hệ khách hàng tương tác với khách hàng và tạo ra khách hàng tiềm năng. Sau đó, họ đã sử dụng các chương trình được ngân hàng chấp thuận để thu hút khách hàng và truy cập hệ thống ngân hàng từ máy tính xách tay của mình.

Trip.com, công ty du lịch trực tuyến lớn nhất Trung Quốc, từ lâu đã cho phép nhân viên của trung tâm liên lạc làm việc tại nhà, điều này đã được đền đáp trong cuộc khủng hoảng gần đây vì nó có thể cung cấp chất lượng dịch vụ cao trong thời gian gián đoạn du lịch trên diện rộng.

Bài học: Sử dụng công nghệ có thể rất quan trọng trong việc giữ cho mọi thành viên đi đúng hướng, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo sự chuẩn xác từ những thực thi cơ bản.

7. Bảo mật nghiêm ngặt

Tính bảo mật càng thêm phức tạp về khía cạnh công nghệ của làm việc từ xa và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu không đảm bảo, đặc biệt là khi nhân viên không nhận thức được các thực hành an toàn hoặc chuyển sang các công cụ trái phép để hoàn thành công việc của họ.

Áp dụng một cách tiếp cận mạnh mẽ nhưng thực tế là không dễ dàng. Làm đúng yêu cầu cung cấp cho nhân viên những công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả trong khi quản lý tính bảo mật và truy cập dữ liệu.

Những doanh nghiệp đi đầu như Ping An đã giải quyết vấn đề bảo mật trực tiếp thông qua một bộ cơ chế: thiết lập văn hóa bảo mật, bắt buộc đào tạo nhận thức và hạn chế quyền truy cập dữ liệu vào cơ sở cần biết. Ví dụ, thông tin nhạy cảm như dữ liệu khách hàng có thể được hiển thị với hình mờ để bất kỳ rò rỉ nào cũng có thể theo dõi được. Alibaba sử dụng phần mềm Alilang của riêng mình để quản lý bảo mật mạng và thiết bị.

Bài học: Đảm bảo nhân viên tuân thủ các yêu cầu bảo mật, trong khi đó, đầu tư vào các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ.

8. Áp dụng “kiểm tra và đào tạo” tâm lý

Bài học cuối cùng: Sẵn sàng nhận ra những gì đang hoạt động và thay đổi nó nhanh chóng.

Các nhóm lãnh đạo liên tục học hỏi, chủ động xác định các thực tiễn tốt nhất và nhanh chóng thiết lập các cơ chế để chia sẻ ý tưởng trong toàn tổ chức có xu hướng thành công nhất về lâu dài. Các nhóm R&D tại một nhà sản xuất công nghệ cao hàng đầu đã tạo ra mục tiêu năng suất cho công việc từ xa bằng cách ước tính năng suất của họ mỗi tuần so với công việc tại chỗ và xác định các đòn bẩy để cải thiện nó. Trong vòng bốn tuần, họ đã nâng cao năng suất từ 50% đến 88% so với ban đầu.

Khi lực lượng lao động của Trung Quốc bắt đầu quay trở lại văn phòng, những bài học từ một số công ty hàng đầu của quốc gia này giúp minh họa cách thức với cấu trúc, văn hóa, quy trình và công nghệ phù hợp, làm việc từ xa có thể tăng năng suất và tinh thần. Những nhân viên dành ít thời gian đi lại hoặc giao lưu và cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn có khả năng sẽ hạnh phúc hơn, có động lực hơn và sẵn sàng di động trong những tình huống khắc nghiệt.

Làm việc từ xa cho phép các công ty xác định một cách thức mới giúp thúc đẩy năng suất và sự hài lòng của nhân viên trong tương lai. Alibaba đã ra mắt Taobao, đến nay đang là trang web thương mại điện tử lớn nhất thế giới, nhân viên đã từng làm việc từ xa để đảm bảo an toàn trong đợt dịch SARS năm 2003. Đối với Trip.com, một cuộc thử nghiệm làm việc từ xa vào năm 2014 đã thiết lập nền tảng cho dịch vụ khách hàng tuyệt vời và văn hóa làm việc linh hoạt. Do đó, tập hợp tất cả các yếu tố có thể đưa cách làm việc mới giúp công ty của bạn tiến những bước đi đúng đắn trên con đường hướng tới tương lai.

Về (các) tác giả

Raphael Bick là một đối tác trong văn phòng McKinsey & Company tại Thượng Hải, nơi Tianwen Yu là một đối tác liên kết. Michael Chang là một đối tác liên kết trong văn phòng McKinsey tại Bắc Kinh. Kevin Wei Wang là một đối tác cao cấp trong văn phòng McKinsey tại Hồng Kông.

Các tác giả muốn cảm ơn Lihong Pan và Glenn Leibowitz vì những đóng góp của họ cho bài viết này. Họ cũng muốn cảm ơn Enoch Chan, Natalie Chu, Desiree El Chebeir, Karel Eloot, Jeff Galvin, Alexei Korkmazov, Xu Lei, Nick Leung, Liesje Meijknarou, Kate Smaje, Hugo Sarrazin, Anand Swaminathan, Sha Joe Zachariah, Rodney Zemmel và Haimeng Zhang vì đã cung cấp những góc nhìn đầy giá trị.

Nguồn: mckinsey.com

0 bình luận

Viết bình luận

Bạn muốn thảo luận về bài viết này không?
Mời bạn chia sẻ!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *